In questo capitolo parleremo di tabelle.
I dati che vengono rappresentati in Excel possono essere di moltissimi tipi. Ma spesso ci troviamo davanti a una situazione simile a quella rappresentata nell’immagine seguente (uso gruppi musicali perché ho un bisogno fisico innato di non annoiarmi).
Esteticamente è già stata fatta una serie di minimi interventi per rendere ordinato e leggibile il contenuto. Abbiamo inserito bordi tra le celle, abbiamo formattato le intestazioni in grassetto e centrate nella colonna. Inoltre i dati dell’ultima colonna a destra sono stati formattati come Contabilità col simbolo della valuta in dollari.
Qui si trovano molte differenze tra il mondo MS Excel e il mondo Calc. Quest’ultimo infatti ha poche impostazioni per una formattazione in blocco dell’intera tabella e il risultato è spesso, ammettiamolo pure, esteticamente poco accattivante se non si spende un po’ di tempo giocando con le impostazioni dei singoli elementi: bordi, font, colori etc.
Ma cosa si può fare invece per renderlo più “carino” in MS Excel? Il pulsante “Formatta come tabella” consente di dare un’impostazione grafica alla tabella, scegliendola comodamente da una serie di predefinite. Al limite il rischio è di buttare via troppo tempo, spersi fra le sfumature dei colori (come succederà parlando di formattazione condizionale) invece di concentrarsi su cose più utili.
In realtà, quando si formatta una tabella in questo modo, succedono altre cose che in genere per l’utente non sono proprio chiarissime.
- Innanzitutto si crea un oggetto vero e proprio. Da quel momento, quando si selezionerà una cella di quella tabella, il menu di Excel riporterà una voce in più (in questo caso “Tabella”) che conterrà tutte le impostazioni disponibili per personalizzare l’oggetto appena creato. Vi consiglio di dargli un’occhiata, ci sono cose interessanti.
- Le intestazioni di colonna conterranno automaticamente un comando in modo da poter ordinare e filtrare le righe della tabella secondo le proprie esigenze. È ovviamente possibile filtrare secondo più criteri su più colonne. Ad esempio per visualizzare solo i dischi prodotti in U.S.A. in un determinato anno, in crescente ordine alfabetico.
- Inoltre da questo momento si potrà fare riferimento alla tabella chiamandola con il suo nome. Quello predefinito sarà “Tabella1” se è la prima creata in quel file, “Tabella2” se è la seconda e così via. Nella tab “Tabella” illustrata in un punto precedente sarà anche possibile personalizzare questo nome per motivi di praticità o per motivi di leggibilità, per esempio “fatturato”. Dobbiamo infatti ricordarci che il nostro flusso di lavoro è sempre più connesso a quello di colleghi e collaboratori. Scegliere nomi significativi può aiutare la corretta interpretazione del dato. Per esempio: si potrà digitare in una cella qualunque dello stesso file (anche in un foglio diverso da quello corrente) la funzione =CONTA.VALORI(fatturato) ed Excel riporterà il numero di celle della tabella che contengono un qualunque valore.
Teniamo però sempre a mente che su MS Excel non è necessario formattare come Tabella un insieme di celle per poterle filtrare e ordinare: qualunque insieme di dati può essere elaborato in questo modo con il pulsante “Ordina e filtra”.
Le opzioni per l’ordinamento qui possono essere davvero molte: vi consiglio di sperimentare anche le possibilità dell’Ordinamento Personalizzato.
Anche su Calc è possibile ordinare e filtrare i dati scegliendo le relative voci dal menu Dati. Sarà possibile ordinare al massimo secondo tre criteri a cascata e filtrare secondo quattro criteri.
Personalmente trovo che le maggiori limitazioni di Calc parlando di tabelle siano di tipo estetico. Le funzionalità di filtro e ordinamento sono invece più che sufficienti.
La prossima volta parliamo di nomi.
Tratto da “Manabile Semiserio di Excel – Parte Prima per principianti“
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