Convalida Dati
Dopo la Formattazione Condizionale, in questo capitolo tratteremo la Convalida Dati di Excel.
Normalmente una cella di Excel accetta qualunque tipo di contenuto, se sarà un contenuto di tipo numerico verrà allineato automaticamente a destra, altrimenti a sinistra.
Non vi sono limitazioni a ciò che un utente può digitare in una cella, fatta eccezione per situazioni fantascientifiche e paradossali tipo che una cella (ed è vero) non può contenere più di 32.767 caratteri. Non mi sembra una gran limitazione.
Ma cosa devo fare se voglio limitare il tipo di dato che una determinata cella può accettare? Per esempio se voglio che la cella C2 accetti esclusivamente date e che queste date non siano antecedenti al 31/12/2019? Oppure voglio che nella cella E5 sia possibile inserire esclusivamente contenuto composto da quattro caratteri, non meno di quattro, non più di quattro.
Per queste esigenze risulta preziosa la Convalida Dati.
Vi si accede dal menu/tab Dati – Convalida… su MS Excel mentre su OpenOffice e Libre Office Calc il menu è Dati – Validità…
La finestra che si aprirà sarà praticamente identica su tutti i software e conterrà pressappoco le stesse impostazioni.
Nella schermata precedente, nella tab Impostazioni, fra le varie opzioni disponibili è stata scelta quella di limitare per la cella A9 (selezionata precedentemente) l’inserimento ai soli numeri interi compresi tra 1 e 15; il tentativo di inserire qualunque altro dato sarà bloccato.
SEGNA DATI NON VALIDI
Una rapida considerazione prima di proseguire: questo strumento serve per impedire la digitazione di un certo tipo di dato ma se nella cella selezionata è già presente un dato non conforme alla Convalida Dati, questo non verrà cancellato.
Nel relativo sottomenu della Barra Multifunzione, la voce “Segna dati non validi” serve proprio in questi casi (su Calc vi si accede dal menu Strumenti – Detective – Evidenzia i dati non validi).
MENU A DISCESA
Personalmente quando imposto una Convalida Dati è spesso per visualizzare nella cella un menu a discesa in modo da consentire all’utente una serie di opzioni disponibili. In passato ho visto soluzioni molto complesse per raggiungere lo stesso risultato ma quella che vi propongo è decisamente semplice.
In MS Excel basta scegliere Consenti – Elenco e inserire le varie voci desiderate, separate da un punto e virgola (;).
Alternativamente è anche possibile inserire l’intervallo di celle che contengono le voci, per esempio: =$C$1:$C$3
In Calc è leggermente differente. Consenti – Elenco viene utilizzato per digitare direttamente le varie voci che si vogliono vedere nel menu a discesa mentre se vogliamo inserire l’intervallo di celle che le contengono dovremo optare per Consenti – Area Celle (in OpenOffice) o Intervallo Di Celle (in Libre Office).
INPUT ED ERRORE
E veniamo adesso alle altre due tab della finestra. Quando si limita l’inserimento di dati in una determinata cella, è buona “educazione” compilare sia il “Messaggio di input” (su Calc chiamato “Aiuto per la digitazione”) sia il “Messaggio di errore”. Il “Messaggio di input” è un testo che compare vicino alla cella sottoposta alla Convalida Dati quando l’utente la seleziona; serve per avvertire della limitazione che è stata impostata ed eventualmente per ricordare il tipo di dati consentito.
Questo testo può avere anche un titolo che verrà visualizzato in grassetto.
La terza tab invece contiene le opzioni per impostare il messaggio che verrà mostrato all’utente qualora inserisca nella cella un valore non consentito.
Il pulsante “Cancella tutto” serve per rimuovere ogni limitazione impostata dalla cella selezionata.
Ecco come apparirà il messaggio di errore precedentemente configurato.
Ottimo, abbiamo terminato anche questo capitolo. Nel prossimo esploreremo Precedenti, Dipendenti e la protezione di fogli e file.
Tratto da “Manabile Semiserio di Excel – Parte Prima per principianti“
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