Questa è la tipica funzione che viene sottovalutata da chi non conosce bene Excel. Una di quelle cose che quando tratto in aula fanno sbuffare di noia persone che sanno a malapena la differenza fra l’uso dei due punti e quello del punto e virgola.
Incolla Speciale
Vediamolo subito in azione con un esempio pratico. Innanzitutto ho bisogno di un po’ di valori numerici per poter lavorare. Potrei adoperare la funzione CASUALE che non accetta argomenti e che genera numeri decimali casuali compresi fra 0 e 1 (nell’immagine l’ho usata nella colonna A).
Oppure utilizzare la funzione CASUALE.TRA che accetta due argomenti, il numero più basso e quello più alto desiderati. Nell’immagine sopra ho inserito nelle celle tra B2 e B6:
=CASUALE.TRA(1;50)
Bene, dato che tutti questi valori sono stati creati con funzioni random, ogni volta che cambierò qualcosa nel foglio queste funzioni verranno ricalcolate e cambieranno i valori visualizzati. Per evitarlo posso copiarli e incollarli (anche sulle stesse celle di origine) con Incolla Speciale | Valori dal menu contestuale oppure dal sottomenu del tasto Incolla presente nella tab Home. I valori adesso saranno statici come se li avessi digitati a mano uno per uno. Su Calc per ottenere lo stesso risultato dovrete assicurarvi di aver tolto il check dalla voce “Formule”.
Se volessi disporre in orizzontale invece che in verticale i dati presenti, potrei ricorrere di nuovo allo strumento Incolla Speciale, scegliendo questa volta la meravigliosa opzione Trasponi (che Dio benedica il tizio che l’ha inventata). Nell’immagine sotto potete vedere il risultato.
Vediamo adesso l’opzione “Salta celle vuote” con un esempio. Voglio incollare alcuni numeri (C2:C8) per sostituirne altri (A2:A8) ma alcune celle di origine sono vuote (C3, C4, C6, C8) e quindi desidero usare solo quelle non vuote (C2 al posto di A2, C5 al posto di A5, C7 al posto di A7). Le celle A3, A4, A6, A8 non subiranno alcuna modifica.
Copiando l’intervallo C2:C8 e incollandolo (Incolla Speciale | Salta celle vuote) sull’intervallo A2:A8 ottengo proprio questo risultato.
Con Incolla Speciale è anche possibile eseguire le operazioni aritmetiche, per esempio allo scopo di moltiplicare una serie di numeri per un certo coefficiente. Onestamente non mi è mai capitato di usare questo metodo per una semplice formula, dato che preferisco lasciare scritti nei fogli i vari passaggi che ho fatto. Però esistono due situazioni che fanno eccezione. La prima è quando ti trovi con una serie di numeri memorizzati (per un qualunque motivo) come testo. Moltiplicandoli per 1 quei valori si “svegliano” e tornano numerici.
Il secondo caso è quando ci si trovano dei valori positivi che invece avrebbero dovuto essere negativi (o viceversa). Questo caso si verifica spesso durante le esportazioni da database o altri software che magari avevano formattato i numeri negativi in modo particolare. Per trasformare i negativi in positivi e viceversa è sufficiente usare il procedimento precedente ma in questo caso moltiplicarli per -1.
Concludo questa parte con una particolarità di MS Excel. Si può copiare la formattazione di un grafico per incollarla su un altro grafico e renderli esteticamente identici. Per fare ciò occorre copiare il grafico di origine, cliccare sul grafico di destinazione e scegliere la voce “Incolla speciale…” presente nel sottomenu del pulsante nella tab Home. Dal menu contestuale non sarà possibile raggiungerlo in questo particolare caso.
Dalla finestra che si aprirà, basterà selezionare “Formati” e dare l’OK.
La prossima volta parliamo di percentuali.
Tratto da “Manabile Semiserio di Excel – Parte Seconda per utenti bravini“
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