In questo capitolo vedremo come impostare una funzione Cerca Verticale (CERCA.VERT): a cosa serve, quali sono i suoi punti di forza, i punti deboli, le insidie.
CERCA.VERT
A cosa serve questa funzione e perché è così famosa? In pratica ti consente di ricercare un valore in un elenco e di visualizzare una certa corrispondenza.
Facciamo un esempio pratico: abbiamo una tabella con dati di persone disposte per riga. Ogni persona ha un codice ID univoco e una serie di informazioni: Affidabilità, Fatturato, NomeSocietà, Contatto. L’utente vuole poter inserire il codice ID di una certa persona in una cella e leggere automaticamente in un’altra il nome del relativo contatto.
Si tratta di una situazione molto frequente in un flusso di lavoro standard e la funzione Cerca Verticale di cui parliamo è perfetta per risolvere il problema, vediamo insieme la sintassi facendo attenzione a un paio di dettagli che possono risultare “pericolosi”.
=CERCA.VERT(valore;matrice_tabella;indice;[intervallo])
- Valore: è il dato che vogliamo trovare, può essere anche il nome della cella che lo contiene. Nel nostro esempio sarebbe il codice ID della persona che ci interessa. Nota bene: questa funzione troverà solo la prima occorrenza, scorrendo verticalmente le righe, sarebbe quindi opportuno che questa informazione fosse univoca.
- Matrice_tabella: è un intervallo di celle che definisce l’intera tabella sulla quale agisce la funzione. Deve estendersi minimo dalla colonna che contiene l’argomento Valore fino a quella che contiene il dato che vogliamo trovare. Nota bene: l’argomento Valore verrà sempre cercato nella prima colonna dell’argomento Matrice_tabella.
- Indice: questo termine assolutamente fuorviante definisce il numero di colonna (contandole ovviamente da sinistra) che contiene il dato che stiamo cercando. Nota bene: la colonna da cui iniziare a contare è la prima colonna che si trova nell’intervallo di celle definito nell’argomento Matrice_tabella.
- Intervallo: se il termine precedente era fuorviante qui Microsoft sarebbe da denuncia. La parola farebbe chiaramente pensare a un intervallo di celle e invece si tratta di un valore logico che può essere indicato come VERO o come FALSO (in alternativa si possono utilizzare i numeri 1 e 0) e che serve per indicare se desideriamo una corrispondenza esatta o approssimata. Nota bene: qui ci sono due capolavori di crudeltà che sembrano fatti apposta per incasinare la vita ai principianti. Il primo è che l’approssimazione è accesa per impostazione predefinita, cioè la ricerca sarà approssimata se l’utente non indicherà espressamente (con FALSO o con uno zero) che desidera una ricerca con corrispondenza esatta. Il secondo è che questo argomento, come si evince osservando bene la sintassi riportata sopra, è facoltativo. Questo significa che la funzione darà un risultato anche senza questo argomento e che questo risultato rischia di essere approssimato: un gran pasticcio.
Nel prossimo manabile approfondirò meglio la questione, per adesso mi sembrano sufficienti le informazioni che vi ho dato: mi pare il caso di tornare all’esempio pratico.
Nella cella A14 ho inserito il numero 4. Adesso voglio che Excel mi restituisca nella cella B4 il nome Thomas Hardy. Elenchiamo subito, nel corretto ordine, i quattro argomenti di cui ho bisogno:
- Valore: A14 (la cella che contiene il valore da cercare)
- Matrice_tabella: A2:E11 (l’intervallo di celle della tabella)
- Indice: 5 (la colonna che contiene il risultato, in questo caso è la quinta)
- Intervallo: FALSO (perché voglio una corrispondenza esatta)
In B4 digiterò quindi =CERCA.VERT(A14;A2:E11;5;FALSO)
Qualora inserisca in A14 un numero che non è presente nella tabella otterrò come risultato un errore di tipo #N/D ovvero Non Disponibile perché ho spento l’approssimazione con il quarto argomento e la ricerca impostata è quindi di tipo esatto.
Se volessi estrarre tutto il record (essendo una riga completa di dati direi che si può anche azzardare questo termine, nonostante appartenga più che altro al mondo dei database) dovrei ovviamente modificare la funzione in modo da far prendere di volta in volta la colonna corretta.
Sapendo che l’argomento preposto alla scelta della colonna è il terzo ovvero l’Indice, si deduce facilmente che l’unica differenza tra le varie funzioni sarà proprio il terzo argomento.
Nella cella B14 inserirò quindi =CERCA.VERT(A14;A2:E11;2;FALSO) ma il 2 nella cella C14 diventerà 3, nella cella D14 diventerà 4 e nella cella E14 diventerà 5.
E con questo capitolo siamo a posto, spero che adesso nel Cerca Verticale abbiate capito qualcosa.
L’ultima pillola di questa prima serie la dedicherò a un’introduzione ai grafici. È un argomento che non amo ma credo che sia necessario affrontarlo.
Tratto da “Manabile Semiserio di Excel – Parte Prima per principianti“
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: a cosa serve, punti di forza, punti deboli etc.){kind=link}