Bene, iniziamo il secondo libro con uno strumento non proprio famosissimo così mi faccio detestare subito.
Mi è capitato spesso di sentirmi dire da persone di varia estrazione e livello di preparazione quanto sia completamente inutile studiare una determinata funzionalità qualora questa sia già stata superata da altri strumenti più avanzati nel corso degli anni.
E a me questa sembra un’enorme bischerata. Conoscere più modi di raggiungere un certo risultato è parte integrante del processo per raggiungere la padronanza di un software. Oltre a darti la possibilità di lavorare in modo disinvolto su più versioni dell’applicazione e su diverse piattaforme.
Filtro Avanzato
Ma torniamo a noi: iniziamo quindi parlando del Filtro Avanzato. Anticamente (ovvero prima del 2007) si ricorreva a questo particolare filtro quando le possibilità del filtro standard non erano sufficienti. Per esempio quando si voleva filtrare un insieme di dati compresi fra due valori o aggiungendo criteri da più campi. In genere si utilizza ripetendo l’intestazione sopra la tabella da filtrare e inserendo i criteri che si vuole utilizzare.
In alto sono state infatti ripetute alcune intestazioni che ho intenzione di usare per filtrare la tabella. Essendo “Aldo” e “Pomeriggio” due criteri scritti nella stessa riga, verranno in pratica uniti con un E logico. E quindi un record delle transazioni verrà filtrato solo se il commesso è Aldo e contemporaneamente il turno è Pomeriggio.
Adesso basterà selezionare una cella qualunque della tabella da filtrare e poi scegliere dalla tab Dati la voce Filtro Avanzato oppure la relativa voce dal menu Dati. Questa funzionalità esiste anche su Calc e fondamentalmente offre tutte le possibilità presenti in MS Excel. Vi si accede dal menu Dati | Filtro | Filtro Speciale…
Le impostazioni
La finestra che si aprirà contiene una serie di impostazioni che è importante vedere nel dettaglio, iniziamo da quelle principali.
- Intervallo elenco: è l’intervallo delle celle che compongono la tabella da filtrare. Se l’insieme dei dati non ha al proprio interno righe o colonne vuote (sarebbe un errore non da poco) verrà automaticamente selezionato da Excel scegliendo una cella qualunque al suo interno prima di aprire il filtro.
- Intervallo criteri: è l’intervallo delle celle che contengono il criterio (o più frequentemente i criteri) in base al quale si desidera filtrare la tabella. Nell’esempio dell’immagine sarebbe A1:D2 ma selezionandolo con il mouse viene riportato come intervallo di riferimenti assoluti comprensivo del nome del foglio in cui si trova.
Dando l’OK, l’elenco viene filtrato correttamente. Per annullare il filtro e tornare nella situazione precedente si può usare il pulsante “Cancella” che si trova sempre nella tab Dati.
Filtro Avanzato: altre funzionalità
Vediamo adesso le altre due funzionalità di questo strumento.
- L’opzione “Copia solo record univoci” un tempo era praticamente obbligatoria se si voleva ripulire un elenco dai duplicati esistenti. Non dico che sia diventata completamente inutile ma diciamo che non è più da considerare come la prima scelta. Questo da quando si possono formattare i dati come oggetto tabella e nella relativa tab Tabella esiste la voce Rimuovi duplicati.
- Se invece dell’opzione predefinita “Filtra l’elenco sul posto” scegliamo “Copia in un’altra posizione”, sarà possibile scrivere nella casella “Copia in:” la cella dove iniziare a riportare l’insieme dei dati filtrati (molto comodo).
Ulteriori informazioni
Ora è necessario fare qualche dovuta e importante precisazione:
- Innanzitutto se uno volesse copiare questi dati filtrati in un foglio diverso da quello corrente, Excel glielo impedirebbe affermando che secondo lui “È possibile copiare i dati filtrati solo sul foglio attivo”. In realtà questo non è assolutamente vero. Il trucco per poterlo fare è iniziare la procedura per filtrare quando ci si trova già nel foglio dove desideriamo copiare i dati filtrati. Da lì si può avviare il Filtro Avanzato scegliendo con attenzione i riferimenti per la tabella e per i criteri. Sarà quindi possibile decidere di copiare i dati proprio in quel foglio esterno che ci sembrava vietato. Se decidessi di incollarlo usando un’intestazione che comprenda solo alcuni campi, (utilizzando l’opzione “Copia in…” e selezionandola nell’apposita casella) Excel incollerebbe solamente i dati relativi a quei campi.
- Quando si definisce il criterio per un campo numerico si possono utilizzare i soliti operatori: maggiore “>”, minore “<”, maggiore o uguale “>=”, minore o uguale “<=”, diverso da “<>”.
- Impostare un criterio per filtrare (per esempio) solo le transazioni comprese tra €50 e €200 richiede due uguali intestazioni di campo ripetute come mostrato nell’immagine seguente.
Filtro Avanzato con O logico
- Qualora mi servisse unire più criteri con un O logico al posto di una E logica basterà inserire i diversi criteri su due diverse righe invece che metterli sulla stessa. Ovviamente è necessario accertarsi di aver selezionato tutte le celle che devono essere usate come criterio. Nell’immagine seguente, per esempio, vengono filtrate tutte le transazioni superiori a 50 euro (a prescindere dal turno in cui sono state realizzate) e tutte quelle avvenute durante un turno di mattina (senza prendere in considerazione l’importo).
Se volessi trovare le transazioni gestite sia da Gianni sia da Giovanni potrei usare un criterio come Gi* dato che l’asterisco è un carattere jolly che sostituisce un numero qualunque di caratteri.
La prossima volta parliamo della Struttura di un foglio elettronico.
Tratto da “Manabile Semiserio di Excel – Parte Seconda per utenti bravini“
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 si ricorreva a questo particolare filtro avanzato quando il filtro standard non era sufficiente.){kind=link}