Qui parleremo della struttura che si può creare in un foglio elettronico raggruppando e separando sia righe sia colonne. Anche questa funzionalità non si trova in genere nella top 10 de “Gli argomenti più trattati nei corsi di Excel”. Però credo che possa valere la pena di analizzarne le caratteristiche. Questo anche in virtù del fatto che strumenti come i Subtotali sono strettamente collegati alla struttura (in inglese chiamata Outline) di un foglio.
Struttura
Vediamo quindi di fare in modo che un “utente bravino” non abbia problemi a raggruppare e a separare righe e colonne.
Facciamo un esempio: nell’immagine sopra abbiamo una tabella che mostra una serie di cifre relative a spese sostenute in vari giorni di vari mesi. Alla fine di ogni semestre sono state inserite le relative somme per ogni riga in modo da avere un parziale con cadenza semestrale (“SUB1” e “SUB2”). La colonna “TOT” finale somma invece i due parziali.
Lo scopo di creare una struttura in un foglio del genere è quello di migliorare la gestione dei dati nascondendo o scoprendo righe e/o colonne a seconda delle esigenze. Nel caso specifico direi che non devi essere Pico della Mirandola per voler mettere i mesi da gennaio a giugno in un primo gruppo e i mesi da luglio a dicembre in un secondo gruppo.
Vediamo come fare. I due pulsanti per raggruppare e separare si trovano in MS Excel nella tab Dati. In Calc invece sono nel menu Dati | Raggruppa e struttura. Ovviamente, prima di usarli sarà necessario selezionare gli elementi desiderati. Nel caso in esame, quindi, selezionerei le prime sei colonne (cliccando sulla loro intestazione) e successivamente Dati | Raggruppa.
Il risultato, come mostrato nell’immagine, è la creazione di una struttura che raggruppa le sei colonne del primo semestre. Il pulsante in alto con l’icona (davvero minuscola) che rappresenta un “-” serve per poter comprimere quanto raggruppato. Lo stesso risultato si ottiene anche cliccando sul pulsante con l’iconcina “1”.
Quando la struttura è “compressa”, può essere “decompressa” cliccando sul pulsante con l’icona “2” oppure sul pulsante (anch’esso davvero minuscolo) che prima rappresentava un “-” ma che adesso è un “+”.
Lo stesso procedimento, ovviamente, è replicabile per altri intervalli di colonne e di righe. Alla fine dei vari esperimenti, che in genere portano a rendere quasi inutilizzabile un foglio, si può grazie a Dio tranquillamente tornare alla situazione iniziale scegliendo l’utilissimo Cancella Struttura dal sottomenu del pulsante Separa.
È interessante come, dopo aver selezionato almeno una cella interna alla tabella dell’esempio, scegliendo poi lo strumento Struttura Automatica dal sottomenu del pulsante Raggruppa si ottenga un raggruppamento delle colonne a tre livelli come si vede dalla seguente immagine.
In alto a sinistra si trovano adesso tre diversi (e minuscoli) pulsanti con tre diversi (e minuscoli) numeri. Il pulsante 1 mostrerà esclusivamente la colonna TOT mentre il pulsante 2 lascerà visibili le tre colonne riassuntive: SUB1, SUB2 e TOT. Chiaramente in questo caso sarà comunque possibile per l’utente agire sui bottoni “+” per scoprire singoli gruppi di colonne. Infine il pulsante 3 espanderà tutti i raggruppamenti rendendo possibile operare sui singoli bottoni “-” per ridurre il numero di colonne visibili.
Ricordo che, qualora si desideri, è possibile in ogni momento agire in modo manuale per raggruppare e separare singoli elementi. Basta utilizzare i pulsanti Raggruppa e Separa.
E veniamo adesso a qualche considerazione aggiuntiva sull’argomento. Considerazione aggiuntiva breve: lo prometto.
- Esiste uno shortcut da tastiera che serve unicamente per nascondere temporaneamente la struttura creata. Si tratta di CTRL+8 in ambiente Microsoft Windows o CMD+8 su Mac. Non intendo il tasto 8 del tastierino numerico ma il tasto 8 che sta in alto nella tastiera, fra la lettera U e la lettera I. Tale scorciatoia attiva e disattiva questa funzione. Attenzione: se, per esempio, avete raggruppato tre colonne queste rimarranno raggruppate ma voi non avrete la possibilità di vedere in alto né gli indicatori della struttura creata né i bottoni “+”, “-” o quelli coi numeri. In poche parole la struttura creata sarà ancora presente.
- Qualora non riusciste a visualizzare la struttura creata in un foglio (è un problema che a dirla tutta ho potuto riscontrare solo in MS Excel), può essere una buona idea accertarsi che la voce “Simboli di struttura” non sia disattivata in Preferenze | Visualizza (in altre versioni si trova in Opzioni | Avanzate | Mostra simboli di struttura.
- Oltre a righe e colonne, è possibile creare anche una sorta di struttura per i fogli. In realtà si tratta più precisamente di una selezione di gruppo con la quale è possibile, ad esempio, applicare una stessa formattazione a una serie di celle presenti in più fogli elettronici con una sola azione. Mettiamo di avere un file in Excel che contiene quattro fogli: TRIMESTRE1, TRIMESTRE2, TRIMESTRE3 e TRIMESTRE4. Ognuno di questi fogli contiene due colonne di dati. Nella prima sono presenti i nomi di aziende e la seconda colonna contiene invece gli importi di fatturazione.
Gli intervalli di celle interessati nei vari fogli sono sempre gli stessi ovvero da A1 fino a B6 e i valori delle fatture stanno sempre nelle stesse celle ovvero tra B2 e B6. È possibile selezionare tutti e tre i fogli (cliccando su primo e poi sull’ultimo tenendo premuto il tasto Shift. Oppure cliccando sui singoli fogli tenendo premuto il tasto Ctrl) e poi applicare la formattazione Valuta all’intervallo di celle desiderato in un foglio.
La formattazione verrà automaticamente applicata anche allo stesso insieme di celle negli altri fogli selezionati. Ricorderemo questa tecnica anche a proposito della larghezza delle colonne. Per separare i fogli raggruppati basta cliccare su un singolo foglio e scegliere “Separa fogli” dal menu contestuale di uno dei fogli (che sarebbe il menu del tasto destro, stavolta l’ho specificato ma non intendo dirlo mai più: imparate come si chiamano le cose che usate).
La prossima volta parliamo di subtotale e subtotali.
Tratto da “Manabile Semiserio di Excel – Parte Seconda per utenti bravini“
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