Pillole di Excel – 28 – Subtotali, SUBTOTALE

Adesso vedremo come usare i Subtotali e quali sono le caratteristiche della funzione SUBTOTALE (chiamata in inglese SUBTOTAL). Qualora non abbiate letto a modino il secondo capitolo sulla struttura dei fogli elettronici vi straconsiglio di farlo subito perché una delle cose che i Subtotali fanno, guarda a volte il caso, è proprio creare una struttura.

E sarebbe carino sapere almeno cos’è prima di applicarla. Oltre a essere una dolcissima forma di rispetto per l’impegno dell’Autore nel mettere Raggruppa e Separa proprio nel capitolo precedente i Subtotali.

FUNZIONE SUBTOTALE

Iniziamo quindi dalla funzione SUBTOTALE e dalla sua sintassi:

=SUBTOTALE(Num_funzione;Rif1;[Rif2];…)

Gli argomenti di questa funzione più spesso utilizzati sono due, prescindendo dal fatto che i riferimenti aggiuntivi facoltativi possono essere più di duecento.

Codici funzione

Il primo argomento obbligatorio è Num_funzione che può essere un numero compreso fra 1 e 11 o fra 101 e 111. Ogni numero è in realtà un codice che corrisponde a un tipo di funzione diversa. Ecco a quale funzione corrisponde ogni codice:

• 1 (MEDIA)
• 2 (CONTA.NUMERI)
• 3 (CONTA.VALORI)
• 4 (MAX)
• 5 (MIN)
• 6 (PRODOTTO)
• 7 (DEV.ST)
• 8 (DEV.ST.POP)
• 9 (SOMMA)
• 10 (VAR)
• 11 (VAR.POP).

Questi sono i primi undici codici, gli altri (quelli tra 101 e 111) sono uguali ma, a differenza di quelli elencati, non comprendono i valori di righe o colonne qualora siano state manualmente nascoste. Per il resto 101 è uguale a 1, 102 è uguale a 2 etc.

Se ci si trova nel caso di un elenco filtrato, entrambi i gruppi di codici si comportano nello stesso modo. In Calc sono presenti solo i codici funzione da 1 a 11.

Nell’esempio dell’immagine sopra abbiamo due intervalli di celle (B2:B6 e C2:C6) con gli stessi dati numerici. Nella cella B7 inseriamo una funzione di SUBTOTALE con la seguente sintassi:

=SUBTOTALE(9;B2:B6)

Nella cella C7, invece digitiamo sempre una funzione di SUBTOTALE ma con codice funzione diverso:

=SUBTOTALE(109;C2:C6)

Successivamente nascondiamo manualmente le righe 3 e 4, cliccando col tasto destro sulla loro intestazione e scegliendo la voce Nascondi. Il risultato delle due funzioni sarà diverso perché il SUBTOTALE di tipo 109 non prenderà in considerazione le righe che sono state nascoste.

Se invece ci trovassimo davanti a un elenco filtrato, le due funzioni (come abbiamo già avuto modo di dire) si comportano nello stesso modo e restituiscono lo stesso risultato.

Altre considerazioni su Subtotale

Veniamo adesso a tre considerazioni che potrebbero sembrare di poco conto ma che invece ritengo utile scrivere chiaramente, dato che la familiarità con questi strumenti è data anche da quanto ne sappiamo davvero e dalla nostra visione d’insieme sull’utilizzo dei software:

• Quando create un oggetto Tabella su MS Excel cliccando sul pulsante Formatta come Tabella nella tab Home, è possibile (dalla tab Tabella che verrà a quel punto visualizzata) scegliere di visualizzare la Riga Totale mettendo un check nella relativa casella. Sappiate che quel totale che viene inserito di default non è altro che una funzione SUBTOTALE di tipo 109 (ovvero una somma) e che potete anche cambiare quel codice per ottenere la funzione che più desiderate.
• Qualora vi trovaste a filtrare un normale elenco in MS Excel e successivamente a cliccare il tasto per inserire una funzione per sommare i valori che si trovano sopra (sto parlando ovviamente del pulsante Σ presente nella tab Home) MS Excel invece della normale funzione SOMMA inserirà una funzione SUBTOTALE di tipo 9.
• Potresti avere problemi di affidabilità nel caso in cui tu filtri un elenco e che tu decida poi di nascondere ulteriori righe manualmente: capita che le funzioni SUBTOTALE di tipo 9 escludano a quel punto le righe nascoste comportandosi come una SUBTOTALE di tipo 109.

Molto bene, passiamo adesso a parlare dei Subtotali.

SUBTOTALI

Ritengo questa funzionalità molto interessante, nonostante i suoi evidenti limiti. In pratica permette all’utente di creare dei parziali all’interno di un elenco, offrendo un insieme di 11 funzioni (per caso vi suona familiare?) applicabili.

Si può affermare senza paura di essere smentiti che il problema principale dei Subtotali è che l’elenco dei dati deve essere già ordinato.

Per esempio, nell’immagine sopra i dati sono già ordinati secondo il campo “Artist” così potrei decidere di creare dei subtotali in modo da calcolare il parziale di fatturato per ogni gruppo musicale. In caso contrario avrei dovuto provvedere a farlo prima di poter procedere.

Per lanciare lo strumento Subtotali si può scegliere l’omonima voce dal menu Dati (sia in MS Excel sia in Calc) oppure usare il pulsante Subtotale dalla tab Dati (ovviamente solo in MS Excel).

La finestra Subtotali

La finestra che si apre presenta più funzionalità, vediamo di analizzare subito le principali:

• A ogni cambiamento in: è qui che l’utente decide quando desidera che vengano inseriti i subtotali. Nell’esempio dell’immagine precedente sceglierei il campo Artist.
• Usa la funzione: serve per scegliere fra le 11 funzioni disponibili quale si vuole impostare. Di default è già selezionata la voce relativa alla SOMMA, certamente quella più frequentemente utilizzata.
• Aggiungi subtotali a: qui si può selezionare un campo (o più campi) da calcolare con la funzione scelta nella voce precedente. Restando nell’esempio dell’immagine sceglierei il campo Money.

Vedremo le altre opzioni fra un attimo, per ora cliccando sul tasto OK posso rendermi conto di cosa succede nel foglio elettronico: ogni volta che cambia la voce del campo Artist, Excel ha creato un raggruppamento di righe e ha aggiunto un parziale nel campo Money e un “Totale complessivo” finale. Sia i singoli parziali sia il totale non sono in realtà che una serie di funzioni SUBTOTALE di tipo 9, come è facilmente verificabile cliccandoci sopra.

Altre opzioni

E se io a questo punto volessi vedere anche la media dei valori del campo Money oltre alla loro somma? È possibile riaprire la finestra dei Subtotali seguendo il solito procedimento e scegliere questa volta l’opzione relativa alla funzione MEDIA. Se è mia intenzione sostituire i subtotali precedenti (togliere le somme e vedere solo le medie) posso cliccare direttamente OK ma se voglio visualizzare contemporaneamente le somme e le medie è necessario che prima di cliccare OK venga tolto il segno di spunta dalla voce “Sostituisci i subtotali correnti”. Come si vede dall’immagine seguente, le strutture possono diventare in questo modo anche un po’ complesse.

L’opzione “Interruzione di pagina tra gruppi” se azionata farà in modo che in caso di stampa, ogni volta che si trova un subtotale i dati successivi verranno messi in una pagina nuova. L’ultimo insieme di dati generalmente include anche il Totale complessivo finale.

La voce “Riepilogo sotto i dati” serve per fare in modo che il Totale complessivo venga messo alla fine dell’elenco e non all’inizio: meglio lasciare l’opzione attiva, secondo me.

Per concludere: il pulsante “Rimuovi tutti” serve ovviamente per riportare l’elenco alla sua situazione precedente cancellando sia le strutture create sia i subtotali aggiunti.

La prossima volta parliamo di Incolla Speciale.

Tratto da “Manabile Semiserio di Excel – Parte Seconda per utenti bravini“

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