Parliamo adesso di elenchi personalizzati. Normalmente Excel conosce già una serie limitata di elenchi che sono facilmente verificabili: se digito in una cella la parola Lun e poi trascino verso destra o verso il basso otterrò l’elenco dei giorni della settimana abbreviati (Lun, Mar, Mer, Gio, Ven, Sab, Dom) e la stessa cosa avverrà se inserisco la parola Lunedì e poi trascino: la serie creata sarà Lunedì, Martedì, Mercoledì etc.
Nello stesso modo posso inserire “gen” o “gennaio” e otterrò la serie dei mesi dell’anno, abbreviati o meno a seconda del primo termine che avrò digitato.
È però possibile insegnare a Excel nuovi elenchi che possano velocizzare l’inserimento di alcune voci in un flusso di lavoro ripetitivo, facendo risparmiare parecchio tempo all’utente. In genere questa funzionalità si trova nelle opzioni di Excel e, a seconda della versione del programma, può essere nella scheda Generale, nella scheda Impostazioni avanzate oppure nella scheda Elenchi personalizzati.
La finestra che si aprirà conterrà già gli elenchi conosciuti da Excel ma permetterà di crearne facilmente di nuovi.
Ecco come fare: sulla destra, assicurarsi di aver selezionato la voce NUOVO ELENCO. Digitare le varie voci del nuovo elenco, premendo ogni volta il tasto Invio per separarle. Alla fine, cliccare su Aggiungi e chiudere la finestra. Il nuovo elenco è pronto da usare.
La procedura su OpenOffice Calc e su Libre Office Calc è praticamente identica, per aprire la relativa finestra si deve andare sulle Preferenze di OpenOffice Calc e poi scegliere la voce Ordina Elenchi.
Un’ultima cosa sugli elenchi: capita di voler ordinare una tabella secondo la colonna dei mesi ma di non riuscire a farlo perché aprile (secondo Excel) viene prima di gennaio per un purissimo e banalissimo motivo alfabetico.
Si può scegliere la voce Ordina e filtra | Ordinamento personalizzato… e poi decidere la colonna in base alla quale ordinare, scegliere di ordinare in base a Valori e poi scegliere Elenco Personalizzato come Ordine. Cliccando sul tasto Opzioni si può anche decidere se l’ordinamento dovrà tenere conto delle maiuscole e delle minuscole.
Su Calc si può fare la stessa cosa scegliendo il menu Dati | Ordina | Opzioni | Ordinamento personalizzato (in alcune versioni questa voce si chiama Sequenza d’ordine definita dall’utente).
Tratto da “Manabile Semiserio di Excel – Parte Seconda per utenti bravini“
