Pillole di Excel – 39 – Importazione da file esterno

Una delle cose che ha reso celebre Excel (in modo particolare qualche anno fa quando il mondo informatico era ancora più incasinato di quello odierno, anche se in parte per motivi diversi) è la sua utilità nel caso di passaggio di dati fra software diversi. Una delle cose che ha fatto incavolare più persone in assoluto e che andrebbe elencata fra le dodici fatiche di Ercole.

Sorvolando su eventuali passaggi intermedi che in questo momento non mi interessano, quando si vuol passare dati da un software A a un software B è necessario che A esporti la roba in un formato che B possa importare. E, al netto di miracolosi e futuristici aggiornamenti, perché B possa importare un file e perché A possa esportarlo è necessario che lo conoscano. Detto in soldoni, che il tipo di file sia più vecchio di loro. Spesso e volentieri, quindi, si va a ritroso nella preistoria informatica a vedere se si trova un passato terreno comune. E questo “comune denominatore” in genere è il buon vecchio e bistrattato file di testo (.txt). Vediamo come importarlo in MS Excel e in Calc.

 

Importare in MS Excel

Iniziamo da MS Excel. Nella tab Dati | Carica dati esterni | Da testo si trova il file .txt che vogliamo usare e verrà aperta una finestra per l’importazione. È una procedura guidata in tre passaggi.

 

Passaggio 1

Nel primo passaggio dovrete scegliere se la suddivisione dei campi avverrà in base a una larghezza fissa esistente (caso piuttosto raro) oppure in base a uno o più caratteri che li dividono (caso decisamente più frequente). Facciamo un esempio. “IOB   Scheda doppia seriale   € 23,00” è una riga in file di testo e i suoi elementi sono separati da una semplice tabulazione che qui ho simulato con tre spazi consecutivi. In caso di importazione in Excel dovrò specificare che i dati sono delimitati. Si può anche scegliere di importare da una determinata riga, onestamente non mi è mai capitato di dover usare questa opzione ma visto che esiste può darsi che a qualcuno faccia comodo.

 

Passaggio 2

Nel secondo passaggio, qualora abbia scelto “Delimitati” nel passaggio precedente dovrò scegliere quale (oppure quali) carattere utilizzare come separatore. Se ne possono usare molti, anche se nella stragrande maggioranza dei casi i più probabili sono spazio, tabulazione, virgola e trattino. Qualora aveste un file di testo con separatori al limite dell’assurdo tipo dollari o altro, basta inserire tale folle carattere nella casella Altro: (oltre ovviamente mettere il segno di spunta in corrispondenza dell’opzione scelta).

Se avete più  delimitatori consecutivi (es: ///) potete spuntare l’apposita casella. Il qualificatore di testo serve per ignorare eventuali delimitatori che dovrebbero essere invece ignorati. Per esempio. Se ho campi delimitati da un trattino ma ho anche numeri di telefono che lo contengono e non voglio che in quel caso vengano separati, posso prima lavorare sul txt, racchiudendo i numeri di telefono fra virgolette. In questo caso “055-2312156” verrà importato in un campo unico senza essere spezzato. Ecco in MS Excel come si presenta il secondo passaggio appena descritto.Pillole di Excel - 39 - file esterno - Lamberto Salucco

 

Passaggio 3

L’ultimo passaggio serve per saltare un campo se si vuole ignorarlo (cosa abbastanza utile, specialmente in presenza di un file che contenga molta roba) e per formattare direttamente il contenuto delle singole colonne come testo o data. Esiste anche un bottone Avanzate che consente di specificare i separatori per i decimali e le migliaia. Personalmente non amo particolarmente questo passaggio. Mi piace formattare la roba quando me la vedo comodamente già davanti in un foglio elettronico. Ma è anche vero che questa procedura viene usata nei casi più impensabili e con le più disparate esigenze, quindi so che può anche essere di cruciale importanza. Ecco la schermata, comprensiva di ulteriore finestra per impostazioni avanzate.Pillole di Excel - 39 - Importazione da file esterno - Lamberto Salucco

Bene, alla fine ti verrà chiesto se inserire i dati nel foglio corrente o in uno nuovo.

Il risultato sarà una cosa del genere, con le singole informazioni separate in singole colonne. Mancano le intestazioni di colonna ma devo dire che va già benissimo.

Pillole di Excel - 39 - file esterno - Lamberto Salucco

 

Libre Office

Per fare la stessa cosa da dentro Libre Office Calc (sì, sì, lo so, è scritto molto male ma almeno capite che prima va lanciato Calc e che dovete avere davanti un foglio elettronico) occorre aprire il file di testo da File | Apri. Verrà avviata subito la procedura guidata, estremamente simile a quella già descritta.

Su OpenOffice Calc, invece, bisogna passare da Inserisci | Foglio da file… Anche qui la procedura è praticamente identica. Ecco una schermata.

Pillole di Excel - 39 - Importazione da file esterno - Lamberto Salucco

 

La prossima riparleremo di funzioni di testo.

 

 

 

Tratto da “Manabile Semiserio di Excel – Parte Seconda per utenti bravini

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Lamberto Salucco

(Firenze, 1972) – Sono un consulente informatico (ma laureato in Lettere Moderne), mi occupo di marketing (ma solo digitale), social media (ma non tutti), editoria (ma non cartacea), musica (ma detesto il reggae), formazione (ma non scolastica), fake news (ma non sono un giornalista), programmazione (ma solo Python), siti web (ma solo con CMS), sviluppo app (ma solo iOS e Android), bias cognitivi (ma non sono uno psicologo), intelligence informatica (ma solo OSINT), grafica 3D (ma niente CAD), grafica 2D (ma niente Illustrator), Office Automation (ma non mi piace Access).
 

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