Pillole di Excel – 46 – Funzioni database

Siamo arrivati a un argomento che non amo particolarmente (ammetto che di conseguenza non trova moltissimo spazio nelle mie lezioni) ma che ho recentemente iniziato ad apprezzare, sebbene moderatamente: le funzioni di database. Qualora non abbiate letto bene il primo capitolo sul Filtro Avanzato, forse è il momento giusto per riprenderlo e per fare un paio di esercizi dato che i due argomenti sono strettamente connessi.

Tutte le funzioni che vedremo in questo breve capitolo funzionano anche su Calc, sia su Libre Office sia su OpenOffice.

Fondamentalmente si tratta di una serie di funzioni elementari che abbiamo già trattato ampiamente nel primo volume (SOMMA, MEDIA, MIN, MAX, CONTA.VALORI, CONTA.NUMERI) e che presentano differenze solo nel modo in cui vengono applicate.

Il concetto principale è che quella disposizione dei dati che abbiamo visto nel primo capitolo parlando del Filtro Avanzato è alla base del funzionamento di questa famiglia di strumenti.

L’intestazione ripetuta sarà l’area in cui sarà possibile stabilire i parametri per le funzioni di database. Nella prima immagine qui sotto tale intestazione sarà vuota, negli esempi successivi invece conterrà le informazioni necessarie.

Pillole di Excel - 46 - Funzioni database - Lamberto Salucco

L’immagine mostra nella riga 1 proprio la ripetizione dell’intestazione della tabella dei dati che invece inizia dalla riga 10. A tale tabella (che nel file originale si estende per decine di righe) è stato dato il nome di “dati” mediante la definizione dei nomi dalla tab Formule.

Le righe 5, 6, 7 contengono le varie funzioni che vedremo.

Partiamo con la funzione DB.SOMMA, in inglese DSUM: dato che tutte le funzioni di database ricalcano le normali funzioni base di Excel, basterà comprendere bene il funzionamento della DB.SOMMA per poi usare senza problemi anche le altre.

La sintassi della DB.SOMMA è la seguente:

DB.SOMMA(database;campo;criteri)

dove “database” è l’area della tabella contenente i dati, “campo” è la colonna che contiene i dati da sommare, “criteri” invece indica l’intervallo di celle che contiene i criteri per la funzione ovvero i parametri che stabiliranno quali celle dovranno essere sommate.

Questa sintassi sarà identica anche per le altre cinque funzioni di database che vedremo.

Pillole di Excel - 46 - Funzioni database - Lamberto Salucco

In questo primo esempio sommiamo i valori della colonna D relativa solo al gruppo “Pantera” per gli anni precedenti al 2017. Nella cella A5 quindi scriveremo:

=”DB.SOMMA: “&VALUTA(DB.SOMMA(dati;D1;B1:D2))

La prima parte è solo un testo da visualizzare prima del risultato della funzione e che è a quest’ultimo legato mediante una E commerciale “&”.

La funzione vera e propria è DB.SOMMA(dati;D1;B1:D2) dove:

  • il database è dato dall’area chiamata “dati”
  • il nome del campo da sommare è scritto in D1 “ENTRATE REVERBNATION”
  • l’area dei criteri è B1:D2.

Tale funzione è contenuta in un’ulteriore funzione VALUTA che serve a formattare il risultato con simbolo dell’Euro “€” e due cifre decimali.

Le altre funzioni di database, come già accennato, hanno la stessa sintassi e si trovano in A6 DB.MEDIA (in inglese DAVERAGE), A7 DB.MIN (DMIN), C5 DB.MAX (DMAX), B5 DB.CONTA.NUMERI (DCOUNT), B6 DB.CONTA.VALORI (DCOUNTA) e B7 DB.PRODOTTO (DPRODUCT, per calcolare il prodotto fra i valori).

L’ultima funzione di database presente nel foglio di esempio è relativa alle celle D5:D7 e si chiama DB.VALORI (in inglese DGET). Si tratta di una specie di CERCA.VERT per database e la sua sintassi è uguale a quelle fino a qui ricordate.

Nella fattispecie, la cella D6 contiene un menu a discesa che elenca tutti i valori presenti nel campo CODICE TRANSAZIONE. L’utente ne sceglie uno ed Excel restituisce nella cella D7 il valore corrispondente dal campo GRUPPO.

La funzione scritta nella cella D7 è infatti:

=DB.VALORI(dati;B1;D5:D6)

 

 

 

Tratto da “Manabile Semiserio di Excel – Parte Seconda per utenti bravini

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Lamberto Salucco

(Firenze, 1972) – Sono un consulente informatico (ma laureato in Lettere Moderne), mi occupo di marketing (ma solo digitale), social media (ma non tutti), editoria (ma non cartacea), musica (ma detesto il reggae), formazione (ma non scolastica), fake news (ma non sono un giornalista), programmazione (ma solo Python), siti web (ma solo con CMS), sviluppo app (ma solo iOS e Android), bias cognitivi (ma non sono uno psicologo), intelligence informatica (ma solo OSINT), grafica 3D (ma niente CAD), grafica 2D (ma niente Illustrator), Office Automation (ma non mi piace Access).
 

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