Prima parte sulle Tabelle Pivot.
Le Tabelle Pivot sono uno strumento molto potente e interessante sebbene spesso abbia incontrato persone che le idolatravano un po’ a sproposito pensando che fossero una sorta di stregoneria che risolve ogni problema. Nel mondo aziendale in effetti esiste questa convinzione un po’ infantile che un “utente bravo che sa lavorare in Excel” passi la vita sulle Pivot. Questo può essere talvolta vero ma dipende molto da qual è il tuo flusso di lavoro, di cosa ti occupi etc.
Comunque, vediamo un po’ di cosa si tratta e perché ho deciso di trattarle nel secondo volume (mi riservo di approfondirne alcuni aspetti nel terzo) invece che nel primo.
Una Tabella Pivot è uno strumento di MS Excel (esistono anche su Calc ma onestamente sono molto diverse e non mi fanno impazzire di gioia) che ha caratteristiche decisamente uniche. Sono dinamiche, sono efficaci, sono interattive e sono comode sia per le analisi sia per la presentazione dei risultati.
E allora perché non le ho trattate nel primo volume? Perché prima si impara a camminare e poi a correre. E anche se nel 2022 questo modo di ragionare è probabilmente obsoleto e superato dalla realtà io me ne frego e continuo a pensarla così. Vedere una persona che fa tutto con le Pivot ma non sa usare filtri, ordinamenti e funzioni di ricerca mi fa star male.
Torniamo nel seminato. Creare una Pivot è decisamente semplice ma occorre partire da un insieme di dati ordinato. In parole povere ogni colonna deve contenere un solo tipo di dato e deve avere la propria intestazione, come in questo file che continuo a usare da così tanto tempo che non ricordo più dove l’ho rubato.
Il foglio non è certamente bello, alcune informazioni mancano ma non è un problema perché le intestazioni ci sono e sono univoche, i dati sono “consistenti”, esiste un campo ID che può tornare utile anche per l’ordinamento etc.
Bene, dopo aver selezionato una cella qualunque dei dati (giusto per far capire a Excel che vogliamo lavorare su quelli) basta andare sulla tab Inserisci | Tabella Pivot (so che esistono anche le Tabelle Pivot consigliate ma a me interessa che le sappiate fare da zero) e comparirà una finestra con un paio di opzioni. La prima si riferisce all’intervallo di celle che vogliamo usare. La gente tende a trascurarla ma credetemi. Non è una buona idea. È infatti qui che si può vedere se Excel ha beccato l’intervallo giusto senza perdersi roba per strada e, se è successo questo, sarà il caso di capire come mai. Nel 99% dei casi avete fatto una bischerata tipo lasciare una riga (o una colonna) completamente vuota nella tabella. Comunque fateci attenzione.
La seconda opzione è relativa a dove creare la Tabella Pivot. Vi consiglio di farlo sempre in un nuovo foglio così se farete casini potrete eliminarlo direttamente con un notevole risparmio di tempo e di nervi.
Alla fine cliccate Ok ed Excel creerà lo scheletro della nuova Pivot. E diciamoci la verità: il risultato non è affatto bello né intuitivo. Di sicuro non è simpatico.
Sulla sinistra vedete l’area dove verranno presentati i dati, sulla destra in alto l’elenco dei campi (capito perché ogni colonna doveva avere un’intestazione cristiana?) mentre in basso ci saranno quattro zone dove trascinare questi nomi: Filtri, Colonne, Righe e Valori.
Ricordiamoci che le Pivot sono oggetti di Excel e che come tali hanno tab proprie nella barra in alto (Analizza Tabella Pivot e Progettazione) che sono visibili solo quando ci stiamo lavorando, esattamente come una Tabella (vedi il primo manabile al capitolo 3). A proposito di Tabelle: spesso si consiglia di trasformare i dati di origine in Tabella prima di creare la Pivot, in questo modo gli eventuali nuovi dati aggiunti in fondo alla tabella verranno presi in considerazione dalla Pivot in modo più comodo. Ma ci torneremo dopo, adesso torniamo alla aree.
Abbiamo detto che sono quattro ma a cosa servono? In genere Valori contiene ciò che deve essere calcolato o contato, Colonne e Righe servono per incrociare i dati, Filtri serve per impostare un filtro generale su tutti i dati.
Proviamo adesso una prima combinazione.
Ho trascinato Paese nell’area Righe, Affidabilità nell’area Colonne e Fatturato nell’area Valori. Il risultato è già interessante. Vedo l’elenco di voci univoche di Paese e Affidabilità, vedo il fatturato negli incroci e so già, ad esempio, che il fatturato dei collaboratori francesi con affidabilità media è di 26.781 euro. Il numero non è formattato correttamente come Valuta ma posso farlo scegliendo col tasto destro la voce Formato Numero.
Se volessi conoscere i record (le righe) che hanno creato questa precisa cifra mi basterà fare doppio clic su quel numero. Excel creerà un nuovo foglio contenente solo le voci della tabella originaria coinvolte nel totale della cella cliccata.
Torniamo alla Pivot. Cliccando col tasto destro su uno dei Paesi e scegliendo Espandi si può scegliere il dettaglio da mostrare.
Ed ecco il risultato dell’operazione.
Questa è una delle funzionalità che rendono potenti le Pivot. Potete capire da soli che scegliere quanto e come dettagliare un insieme di dati è di una comodità davvero inusitata per Excel.
La prossima settimana pubblicherò la seconda e ultima parte.
Tratto da “Manabile Semiserio di Excel – Parte Seconda per utenti bravini“
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