E iniziamo davvero dall’inizio, come avevo promesso. Ovviamente tutto è un file nel mondo software del computer e ce ne sono di davvero di moltissimi tipi: immagini, programmi, audio, video etc.
Qui a noi interessano i file di testo. E anche di questi ce n’è un visibilio, sono i più “antichi”, il testo è sempre esistito nell’informatica, il codice va scritto da qualche parte, no? Va salvato in modo da non doverlo riscrivere tutte le volte e da poterlo riaprire all’occorrenza.
Quindi i file di testo si salvano da qualche parte (generalmente in una cartella su un hard disk, una chiavetta USB o similari) e poi si riaprono per consultarli o modificarli. Queste operazioni sono in genere accessibili in qualunque software dal menu File e poi dalle voci Apri, Salva, Salva con nome…
La differenza fra “Salva” e “Salva con nome…” è che il primo comando salva direttamente il file sovrascrivendolo con lo stesso nome che gli è stato assegnato, nella cartella dove è già stato salvato. Il secondo comando, invece, chiederà con quale nome e dove salvare il file, ricordati che i tre puntini alla fine del nome di un comando da menu significano sempre che verrà aperta una finestra di dialogo per farti decidere qualcosa.
Qualora il file sia nuovo di zecca e ancora non sia mai stato salvato, i due comandi avranno lo stesso identico risultato.
Qui parleremo principalmente di Microsoft Word (che esiste anche in versione online: https://www.office.com) ma sappi che esistono ormai numerose alternative gratuite che possono essere usate senza rimpiangere i software a pagamento.
Per esempio, esiste OpenOffice e i ben più evoluti Libre Office e WPS Office. Cercali e scaricali: sono completamente gratis e, specialmente gli ultimi due, funzionano davvero bene.
Ed esiste anche Google Docs (accessibile da https://docs.google.com) dove sto scrivendo in questo momento.
Word: i formati dei file di testo
Bene, veniamo ad alcuni dei formati di file di testo più comuni e diamo un’occhiata rapida alle caratteristiche di ognuno.
.txt
È il formato di testo più vecchio (credo fine anni ’60) e più semplice che esista. Su Windows in genere si gestisce con il Blocco Note, su Mac con TextEdit. Non può contenere formattazione, stili, immagini, video etc. È quindi leggero ed esteticamente non sofisticato. È talmente elementare da risultare sicuro perché non può contenere codice malevolo, fai comunque attenzione a fregature tipo nomefile.txt.exe perché a quel punto la vera estensione del file non è .txt ma .exe. Allora è un tipo di file obsoleto e inutile? No, perché talvolta per passare contenuto da un’applicazione all’altra occorre liberarsi di tutta la roba aggiunta rispetto al puro testo, per esempio da Word a un editor online per pubblicare su un blog: in questi casi, passare il testo da un .txt è una buona idea. È anche uno dei formati comodi per estrarre dati da vecchi software (data la sua età avanzata) e per l’importazione in un foglio elettronico. Quindi in pratica è brutto, semplice e sicuro.
.rtf
Non è il nome di una radio, RTF sta per Rich Text Format ed è nato in casa Microsoft nel 1987 con Word 3. Il nome stesso ti fa capire che le sue caratteristiche sono diverse da quelle del txt. Un file .rtf può contenere la formattazione del testo come font, dimensione, grassetto, corsivo, sottolineato, colore, allineamento, elenchi. Può anche contenere immagini e altri elementi multimediali. È abbastanza sicuro ma meno sicuro del .txt. Anticamente si gestiva da Wordpad, oggi la maggior parte degli editor lo supporta.
.doc
Sua maestà il .doc. Questa carogna è stata lo standard mondiale per i file di testo per quasi due decenni. Senza cambiare l’estensione ce n’erano più d’uno: Word per DOS, Word per Windows 1, Wordpad etc. Tutti avevano estensione .doc ma erano tutti diversi, un casino. Ed erano pesanti, molto pesanti. Ed erano pericolosi, lo sono ancora oggi. I file .doc supportano tutto ciò che puoi immaginare e sono quindi ricchissimi e potentissimi. Ma possono contenere anche le macro (vedi l’ultimo capitolo) e le macro sono codice e il codice può essere buono o cattivo. Ne consegue che i file .doc potenzialmente sono pericolosi e non dovrebbero essere più usati dal 2007.
.docx
Nel 2007, infatti, Microsoft ha deciso di creare un nuovo tipo di file per sostituire il .doc; so che non è andata precisamente così ma altrimenti facciamo notte, è un’ottima approssimazione. E cos’è questo .docx? È un formato di file che in pratica ha le stesse capacità del .doc, fatta eccezione per le macro. Risulta quindi estremamente più sicuro del .doc ma con la stessa ricchezza di contenuto. Su Word dovresti usare questo e non il .doc (su Excel dovresti usare .xlsx e non .xls, su PowerPoint dovresti usare .pptx/.ppsx e non ppt/.pps). Una curiosità: è in realtà una cartella compressa: se lo rinomini .zip puoi aprirla e vederne il contenuto.
.docm
Ma se ho bisogno di lavorare su un file di testo con macro su Word 2007 e successivi? Microsoft ha creato il formato .docm, la cui “m” finale sta per “macro” e quindi per codice VBA (vedi sempre l’ultimo capitolo). Ti basti sapere che questo coso è pericoloso proprio come il .doc e che se ti dovesse arrivare una mail con un .docm allegato faresti bene a stare molto attento.
.odt
Però occhio, come ho già detto non esiste solo il mondo Microsoft. ODT (Open Document Text) è il formato predefinito del “mondo open” come Libre Office. È un formato ricco e decisamente più sicuro rispetto al .doc, anche se non è tecnicamente impossibile che contenga un codice malevolo. È gestibile senza problemi anche da Microsoft Word.
.wps
Questo formato nasce nella preistoria di Microsoft Works, roba che non esiste più da vent’anni. Onestamente mi pare poco importante ma è il formato di salvataggio predefinito di WPS Office che ho già ricordato: mettiamo che un tizio ignorante in materia lavori su WPS Office e non si renda conto che sta salvando in .wps. Ovviamente invierà file .wps senza accorgersi che è un tipo di file particolare, quindi è bene sapere come gestirli. Word, Libre Office e WPS Office non hanno problemi ad aprire questi file.
.pages
Lo stesso discorso che ho appena fatto per i .wps vale anche per i .pages. Pages è l’applicazione standard per la gestione di documenti in ambiente Mac. Può quindi succedere che una persona non si accorga di salvare il proprio documento in quel formato e che poi te lo invii, convinto che tu lo possa aprire. E invece se non hai un Mac non è così scontato, dovrai cercare un convertitore online che “traduca” il file pages in .docx. Curiosità: anche i file pages sono in realtà cartelle compresse e puoi rinominarle .zip per visualizzarne il contenuto.
L’ultimo formato di cui voglio parlare è il .pdf. Non è un file di testo, è un coso strano nato da Adobe nel 1992. Non è questa la sede per i dettagli sui file .pdf ma sappi che può contenere davvero di tutto. Questo lo rende potente ma anche potenzialmente pericoloso, non dovresti aprire un .pdf con la stessa tranquillità con la quale apri un .txt. Ribadisco: non è un file di testo, viene spesso usato per evitare che un altro utente possa modificarne il contenuto. È più un formato di esportazione che di salvataggio e, nella mia esperienza, vengono esportati meglio dai “software open” che da Microsoft Word.
Le opzioni di apertura in Word
Quando apri un file in Word, è possibile che qualcosa vada storto. In realtà è probabile che qualcosa sia andato storto quando l’hai salvato, comunque capita di vedere problemi di “file danneggiato”, talvolta accade quando il file viene salvato su una chiavetta USB che poi viene rimossa in modo non corretto (sì, può succedere davvero, non è una leggenda metropolitana).
Nella finestra di apertura troverai, oltre a quella predefinita, un paio di opzioni: “Ripristina” e “Recupera testo” (la dicitura precisa potrebbe cambiare a seconda della versione del tuo Word). Funzionano in modi simili ed è certamente uno dei tentativi da fare prima di piangere per la perdita definitiva di un file corrotto.
A proposito: quando lavori a un progetto, evita di sovrascrivere sempre lo stesso file salvandoci sopra. Per esempio, mentre sto scrivendo questo libro salvo i vari progressi giornalieri in file diversi, tipo: word1.docx, word2.docx etc. Non prendono molto spazio e ti permettono di tornare sempre al punto in cui eri in un certo giorno. Ti suggerisco di fare altrettanto, puoi cancellare tutte le copie inutili in più alla fine del lavoro.
Ultima cosa: nella schermata iniziale di Word puoi fissare uno o più documenti in modo che sia sempre in cima all’elenco dei documenti recenti. È una cosa molto comoda quando si lavora per diverso tempo sugli stessi file.
Ok, basta. Nel prossimo capitolo parleremo più che altro di font e colori.
Tratto da “Compendio semiserio di Word”
