Ti ricordi che nel primo capitolo ho parlato di due mondi distinti di formattazione in Word: “carattere” e “paragrafo”? Ecco, è arrivato il momento di parlare dei paragrafi.
Un paragrafo è semplicemente una porzione di testo che è racchiusa fra due ritorni a capo volontari. Per intenderci, mentre scriviamo e raggiungiamo la fine dello spazio a disposizione, Word ci manda misericordiosamente a capo per continuare a farci scrivere nell’area delimitata dai margini. Cioè: ci manda a capo ma non è una cosa che decidiamo noi.
Se invece premiamo il tasto INVIO, andiamo a capo volontariamente. Quindi un paragrafo è il testo che sta fra due pressioni del tasto INVIO. Ogni volta che premi INVIO in Word stai chiudendo un paragrafo e ne stai creando uno nuovo.
Nell’immagine successiva, la posizione dei caratteri ¶ ti mostra dove finisce il paragrafo e ne inizia uno nuovo.
Esistono alcuni casi particolari, per esempio se premi SHIFT+INVIO stai andando a capo volontariamente ma non interrompi il paragrafo corrente. Può essere utile, magari ci torneremo.
Qui però vogliamo parlare di spaziatura verticale ovvero di come disporre in Word il testo come vogliamo dal punto di vista verticale. Il principiante, in genere, per spaziare il testo verticalmente preme più volte il tasto INVIO.
Ma noi abbiamo già visto che in questo modo si creano paragrafi (vuoti) inutili e che possono creare qualche problema in fase di output del documento, tipo vedere una certa cosa sullo schermo o anche nell’anteprima di stampa ma poi ottenere una cosa diversa su carta o pdf.
È importante quindi capire la struttura del documento in modo da interagire coi paragrafi nel modo migliore. Adesso che sai cos’è un paragrafo in Word, puoi aprire l’omonima finestra per guardare tutte le opzioni a disposizione.
Su Mac puoi farlo con la combinazione di tasti CMD+ALT+M mentre su Windows non è così immediato: puoi usare il menu Formato – Paragrafo… oppure Tasto destro – Paragrafo…
Se invece vuoi usare la tastiera puoi usare ALT+O+P facendo attenzione a tenere il tasto ALT premuto e a premere O e P in sequenza.
La prima scheda è “Rientri e spaziatura” (Indents and Spacing). Qui si trovano tutte le opzioni più comuni. Saltiamo la roba “orizzontale”, ci torneremo nel prossimo capitolo e concentriamoci su quello che ci serve “in verticale”.
Livello struttura: in inglese Outline Level. È lo stile di paragrafo applicato, il livello gerarchico del paragrafo selezionato. Ne riparleremo nel capitolo 08, adesso non è fondamentale.
Spaziatura prima (Spacing Before): questo definisce quanto spazio vuoto sarà presente prima dell’inizio di questo paragrafo. L’unità di misura, come nella spaziatura dopo, è il punto tipografico. Nell’immagine successiva, al paragrafo in rosso è stata applicata una “spaziatura prima” pari a 30 punti.
Ovviamente questo significa che prima dell’inizio di quel preciso paragrafo l’utente non sarà in grado di inserire testo in quanto Word si comporterà come se tutte le lettere che compongono la prima riga del paragrafo fossero più alte delle altre, proprio perché abbiamo deciso di applicare quella spaziatura aggiuntiva. È in pratica questa la differenza rispetto a premere molte volte il tasto INVIO: Word non ti permetterà di usare quello spazio aggiuntivo e ciò renderà le informazioni sulla spaziatura più coerenti e affidabili.
Spaziatura dopo (Spacing After): questo definisce quanto spazio vuoto sarà presente dopo la fine di questo paragrafo. Vale il discorso che abbiamo appena fatto per la “spaziatura prima”: non ti sarà possibile utilizzare quello spazio aggiuntivo per inserire ulteriore testo.
Nell’immagine successiva, al paragrafo in rosso è stata applicata una spaziatura dopo pari a 60 punti. Ricordati però una cosa importante, anche se scontata: le due spaziature si sommeranno nel caso di due paragrafi consecutivi. La spaziatura dopo il paragrafo precedente + la spaziatura prima il paragrafo successivo. Spero di essere stato chiaro.
Interlinea: l’interlinea definisce quanto spazio separerà le righe del paragrafo. Normalmente l’interlinea è settata di default a “Singola” (ovvero il 120% del carattere più grande presente in quella riga di testo) ma esistono altre opzioni che puoi scegliere. Quelle più comuni sono l’interlinea “Doppia” e l’interlinea a “1,5 righe”.
Oltre a queste tre esistono altre tre tipi di interlinea: Minima, Esatta, Multipla.
- Minima: ti permette di impostare un’interlinea minima che Word adatterà automaticamente alle dimensioni del carattere più grande nella riga.
- Esatta: consente di impostare un’interlinea fissa in base alla dimensione in punti che scegli. Word non adatta automaticamente l’interlinea nel caso di tipi di carattere dalle dimensioni maggiori di quella specificata.
- Multipla: aumenta l’interlinea del numero di righe specificato. Per esempio: se scegli 1,5 è come aver impostato l’interlinea a “1,5 righe”.
Cliccando “Imposta come predefinito”, le impostazioni scelte per il paragrafo diventano lo standard per tutti i tuoi documenti.
Puoi anche usare i comandi per l’interlinea nella tab Progettazione per alcune impostazioni di massima da scegliere: Compatta, Ravvicinata, Aperta, Ampia, Doppia.
La seconda tab della finestra Paragrafo offre molte altre opzioni, alcune delle quali sono davvero interessanti. Diamo un’occhiata alle più importanti.
Controlla righe isolate: per evitare che l’ultima riga di un paragrafo venga “lasciata sola” nella parte superiore o inferiore di una pagina. È l’opzione predefinita.
Mantieni assieme le righe: nelle due immagini successive, il paragrafo scritto in rosso senza e con l’opzione “Mantieni assieme le righe” attiva. Come puoi vedere, quando l’opzione è disattivata le ultime due righe del paragrafo finiscono nella pagina successiva mentre, quando l’opzione è attiva, Word preferisce mandare tutto il paragrafo nella nuova pagina, evitando così che venga suddiviso in due pagine diverse.
Mantieni con il successivo: nelle due immagini successive, il titolo del paragrafo scritto in rosso senza e con l’opzione “Mantieni con il successivo” attiva. Come abbiamo detto per l’opzione precedente, c’è una bella differenza nel comportamento di Word se attivi o disattivi questa opzione: se vuoi che il titolo del paragrafo non risulti l’ultima cosa alla fine della pagina ma che venga mantenuto insieme al paragrafo successivo, direi che hai trovato il modo giusto.
Anteponi interruzione: nell’immagine successiva, il titolo del paragrafo scritto in rosso inserisce automaticamente un’interruzione di pagina. So che lo screenshot sembra identico a quello precedente ma fidati: anche qui c’è una bella differenza perché inserire un’interruzione di pagina non è uguale a settare un’opzione per un paragrafo, stiamo lavorando a livello di pagina invece che a livello di paragrafo e questo può portare a comportamenti differenti.
E infatti, dobbiamo parlare proprio dell’interruzione di pagina (Page Break), una cosa che spesso ti può davvero salvare la vita, avrei preferito conoscerla così bene quando scrissi la mia tesi di laurea.
In pratica è uno strumento che serve per dire a Word “Guarda, è finita la pagina, devi necessariamente andare a pagina nuova”. La cosa interessante e comoda è che le interruzioni di pagina si possono anche inserire a mano, volontariamente, dove vogliamo nel documento.
E come si inserisce un’interruzione di pagina? Si può fare dalla tab Layout scegliendo Interruzioni – Pagina oppure dal menu Inserisci – Interruzione – Interruzione di pagina.
Onestamente io non ho mai cliccato né sulla tab Layout né sul menu Inserisci e ho sempre preferito usare lo shortcut da tastiera CTRL+INVIO (se invece sei su Mac dovrai utilizzare CMD+INVIO). È molto più veloce e comodo, specialmente se ne devi inserire una serie.
Ottimo, abbiamo detto le cose importanti. Nel prossimo capitolo parleremo di spaziatura orizzontale.
Tratto da “Compendio semiserio di Word”
