Ecco, arrivati a questo punto secondo me una persona ha già visto le cose fondamentali per sopravvivere in Word. Se ogni azienda facesse fare almeno una giornata di formazione al proprio personale, si eviterebbero tanti casini.
Adesso iniziamo una serie di sei capitoli dedicati a singole tab del menu di Word, partendo dalla tab Inserisci. Vediamo i comandi presenti in questa tab, io sono su MS Word 365 per Mac ma le cose sono più o meno uguali se sei su Windows.
La prima voce è Frontespizio e serve per inserire una copertina, una prima pagina del tuo documento, particolarmente utile per una tesi di laurea o per una relazione tecnica, vedi l’immagine sopra. Poi abbiamo comandi elementari come “Pagina vuota”, “Interruzione di pagina” e “Tabella” che non hanno (spero) bisogno di spiegazioni.
Subito dopo troviamo i comandi per inserire le immagini. Il pulsante è dotato di voci secondarie: Browser Foto per inserire un’immagine dall’applicazione Foto (sono su Mac, in questo momento), Immagini Online per inserire immagini da Bing, Immagini di archivio per immagini stock. Normalmente però voglio inserire un’immagine che ho già salvato nel mio computer e quindi uso Immagine da file per poterla caricare direttamente.
La cosa importante da ricordare è che anche le immagini sono oggetti; quindi, avranno la propria tab apposita “Formato immagine”. Qui trovi tutti i comandi per modificarle: rimuovere lo sfondo, modificare i colori, la trasparenza, comprimerle (ottimo per ridurre il peso del file di Word), aggiungere cornici, bordi, riflessi etc. Ma forse il comando più utile è quello per l’allineamento.
Quando inserisci un’immagine, infatti, può essere frustrante riuscire a spostarla esattamente dove vuoi nella pagina. Questo accade perché gli oggetti sono ancorati al testo ma scegliendo opzioni come Testo a capo – Davanti al testo, sarà possibile trascinare l’immagine dove desideri. Queste opzioni puoi trovarle anche nel menu contestuale (quello del tasto destro) insieme a molte altre cose utili come “Inserisci didascalia”.
Nell’immagine sopra, la didascalia è stata inserita cliccando col tasto destro e scegliendo “Inserisci didascalia…”. Nella finestra Didascalia che si apre è possibile scegliere diverse opzioni, anche per creare nuove etichette: per esempio “Immagine” o “Foto” invece di “Figura”.
Ultima cosa sulle immagini: se usate una delle opzioni Incorniciato o anche Ravvicinato, sappiate che potete modificare il modo in cui il testo si dispone intorno all’oggetto con la voce “Modifica bordi disposizione testo”, vedi lo screenshot sotto. A volte può davvero aiutarti a impostare la distanza giusta.
Dalla tab Inserisci possiamo poi inserire anche Forme, Icone e Modelli 3d. Per esempio, da Forme si può anche disegnare a mano libera. Comunque mi sembrano tutte cose che si imparano con la pratica. Comode anche le SmartArt, specialmente per organigrammi, processi, diagrammi di flusso etc.
Inserendo un grafico verrà invece creato un documento Excel che contiene i valori da rappresentare, vedi l’immagine sopra. Secondo me vale lo stesso discorso fatto per le tabelle: tanto vale lavorare direttamente in Excel, no?
Dal 2010 è anche disponibile il pulsante Inserisci – Schermata per catturare uno screenshot dalle varie finestre che sono aperte in questo momento o per farne uno manuale. Davvero utile.
Dal comando Clip Multimediale, nel documento si possono inserire sia filmati sia audio ed entrambi possono provenire dalla libreria personale dell’utente oppure da un file presente sul computer.
C’è poi una parte che riguarda i componenti aggiuntivi di Word. In pratica possono essere infiniti perché li puoi installare direttamente dallo Store di Microsoft e aumentano le funzionalità del software in ogni ambito: scansione, disegno, codice, correzioni etc.
Nell’immagine sotto ho usato il componente aggiuntivo di Wikipedia: basta selezionare un testo, automaticamente verrà cercato e visualizzerà la definizione senza dover uscire da Word.
Uno dei comandi che uso più spesso nella tab Inserisci è Collegamento (si attiva anche con CTRL+K). Serve per aprire la finestra “Inserisci collegamento ipertestuale” che ha tre tab diverse.
La prima serve per collegare un file esistente (basta sfogliare per collegare il file desiderato) o un URL (in questo caso ricordati di iniziare con il protocollo, per esempio: https://www.rebusmultimedia.net).
La seconda tab consente di linkare una parte del documento corrente, in genere l’inizio, uno dei titoli che abbiamo visto nel capitolo precedente o un segnalibro. I Segnalibri sono segnaposti che puoi creare sempre nella tab Inserisci e che identificano parti del documento che vuoi raggiungere spesso (anche da Trova – Vai a…).
La terza tab serve per poter inviare una mail e permette di inserire il destinatario e l’oggetto della mail da precompilare. Ricordatevi che il pulsante Descrizione serve per poter inserire un popup descrittivo che comparirà quando l’utente passerà il mouse sul link.
Titoli e segnalibri si possono raggiungere anche creando un riferimento incrociato, sempre dalla tab Inserisci e scegliendo cosa visualizzare: testo, numero pagina etc.
È possibile commentare il testo in modo da segnare parti che, ad esempio, hanno bisogno di un’ulteriore revisione o per segnalare un errore a un altro utente che sta partecipando al lavoro in redazione collaborativa.
Il commento verrà pubblicato col nome dell’utente che l’ha scritto. Ovviamente i commenti possono anche essere modificati in un secondo momento.
Dopo si trovano i comandi per gestire Intestazione e Piè di pagina. Negli anni sono diventati sempre più semplici da usare ma un paio di cose voglio scriverle.
Se non scegli uno dei modelli predefiniti (e che in genere vanno più che bene), puoi scegliere Modifica Intestazione (per il Piè di pagina è uguale) e si aprirà una tab apposita, verrà trattata infatti come un oggetto.
Questa tab contiene tutte le opzioni più frequenti: Data e ora, Immagine, Numero di pagina (che ha anche il proprio pulsante nella tab Inserisci). Sono presenti anche comandi interessanti per gestire diversamente la prima pagina o le pagine pari/dispari.
Importante anche il pulsante Campo che ti consente di inserire una grande quantità di campi (testi dinamici) come si vede dall’immagine qui sotto.
Dal menu Inserisci (il pulsante si trova in genere nella tab Progettazione) è possibile anche lavorare sulla filigrana del documento, come nell’immagine sotto.
I restanti comandi sono decisamente elementari:
- WordArt
- Capolettera
- Campo (per testo dinamico, l’abbiamo visto prima)
- Data e ora (utile per poter inserire queste informazioni potendo decidere se permetterne l’aggiornamento automatico o no)
- Oggetto (ne riparleremo meglio nel capitolo 15)
- Equazione (che apre la propria tab personalizzata con moltissime opzioni)
- Simbolo Avanzato che è utile per i caratteri non presenti sulla tua tastiera, come avevamo accennato nel capitolo 02.
Non sottovalutare l’inserimento delle Caselle di Testo. Talvolta ti salva la vita poter posizionare esattamente dove vuoi un blocco di testo, un’immagine o una tabella. Sì, una casella di testo può contenere quasi di tutto ed è comoda.
In aggiunta, le caselle di testo possono essere collegate (tipo InDesign) per far passare il testo in eccesso a una seconda casella.
Quando selezioni una casella di testo, infatti, si apre la tab Formato Forma e fra le varie opzioni disponibili c’è il comando Collegamento. Notare nell’immagine sopra il pulsante “Interrompi collegamento” dato che le due caselle sono già collegate fra loro.
Molto bene, ci fermiamo qui. Il prossimo capitolo sarà sulla tab Layout.
Tratto da “Compendio semiserio di Word”
