Iniziamo i comandi di questa tab Inserisci da quello probabilmente più usato in assoluto, il sommario (in inglese Table of Contents o TOC).
È terrificante quando vedi un documento in cui hanno provato a creare il sommario in modo manuale. Gli allineamenti sono tutti sballati e magari i numeri di pagina non tornano.
Invece è semplicissimo crearlo in modo corretto, ammesso che tu abbia capito come funziona.
La prima cosa che devi fare è formattare con gli stili quello che vuoi vedere incluso nel sommario. Ti ricordi gli stili Titolo1, Titolo2? Ecco, proprio quelli.
Guarda l’immagine qui sopra, vedi che ho formattato “Capitolo 1” con lo stile Titolo1? In questo modo so che verrà riportato nel sommario perché Word sa cosa c’è scritto, quanto è importante e anche a che pagina si trova. Ricorda che sono gerarchici: Titolo1 è il più importante, poi viene Titolo2 etc.
Faccio lo stesso con gli altri due titoli di capitolo, poi scelgo dal pulsante Sommario uno degli stili disponibili e Word lo crea da solo, dinamicamente, come puoi vedere nell’immagine successiva.
Facile, no? Però se poi formatto, per esempio, i sottocapitoli usando lo stile Titolo2, il sommario non si aggiornerà automaticamente e dovrò svegliarlo io cliccandoci col tasto destro e scegliendo “Aggiorna campo” (Update Field) perché non è testo normale ma dinamico. Qui sotto vedi le due opzioni di aggiornamento.
Se scelgo di aggiornare solo i numeri di pagina, Word non cercherà nuovi testi da inserire, modificare o rimuovere dal sommario mentre se aggiornerò l’intero sommario in pratica lo rifarà da zero.
La prima opzione non ha molto senso a meno che tu non voglia evitare di cambiare i nomi dei capitoli già presenti ma sono casi più unici che rari. Andrei con la seconda opzione, nel mio caso vedi il risultato nell’immagine qui sotto.
Utile da sapere: cliccando sulle voci del sommario verrai portato a quel punto del documento. Invece cliccando sull’intestazione Sommario comparirà il menu per aggiornare e rimuovere il sommario, vedi immagine successiva.
Se decidi di creare un sommario scegliendo la voce Sommario Personalizzato potrai anche decidere quanti livelli gerarchici mostrare: Titolo1, Titolo2 etc. Il default è tre livelli.
Nell’immagine successiva ho modificato l’opzione e ho scelto di mostrare solo fino al secondo livello.
Dalla stessa finestra potrai anche decidere quale carattere di riempimento usare per separare nome del capitolo e numero di pagina (giusto per la cronaca, si tratta di semplici tabulazioni).
Ma torniamo alla tab Riferimenti. Il pulsante Aggiungi Testo serve solo per facilitare (?) l’inserimento di un testo formattato come titolo, non l’ho mai usato in vita mia e non credo che lo farò mai.
Il pulsante Aggiorna sommario ovviamente aggiorna il sommario, può essere utile per non dover tornare fino a dove si trova il sommario (in genere all’inizio o alla fine del documento) per cliccarci col tasto destro.
Subito dopo, troviamo il pulsante “Inserisci nota a piè di pagina” (Insert Footnote), semplice e diretto. Selezioni la parola alla quale vuoi aggiungere una nota a piè di pagina, clicchi il pulsante e aggiungi il testo della nota. Nell’immagine successiva vedi il risultato.
Le note di chiusura (Endnote) invece, vengono messe alla fine del documento. Eccone un esempio nell’immagine qui sotto.La nota è stata inserita a pagina 1 ma viene visualizzata alla fine del documento, dopo il sommario a pagina 4.
I due pulsanti successivi (Nota a piè di pagina successiva e Visualizza note) servono per selezionare note a piè di pagina e di chiusura in modo sequenziale, possono far comodo qualora ce ne siano molte.
Poi abbiamo lo strumento Search che permette di ottenere la definizione e altre informazioni su ciò che abbiamo selezionato, vedi qui sotto.
Lo Strumento ricerche, invece, serve per poter digitare direttamente nel pannello laterale quello che vogliamo trovare, invece di selezionarlo e usare il Search che abbiamo appena visto. Io preferisco usare un vero motore di ricerca in un vero browser ma ognuno faccia come preferisce.
Per inserire una citazione (Citation) da libri, articoli, siti internet, film e molte altre fonti, invece, basta:
- scegliere il formato desiderato (MLA, APA, Chicago etc) dal menu a discesa
- cliccare su Inserisci citazione
- fornire le informazioni necessarie su autore, titolo, casa editrice etc.
Il testo verrà inserito in modo dinamico e sarà possibile modificarlo in un secondo momento cliccando sulla freccia a lato, come vedi nell’immagine qui sopra. Il pulsante Citazioni serve per aprire un pannello laterale che visualizzi tutte le opere che sono state citate con il pulsante “Inserisci citazione”.
Una volta terminato l’inserimento delle citazioni puoi andare alla fine del documento e cliccare sul tasto Bibliografia.
Tutti i testi citati nel documento verranno elencati dinamicamente e quindi sarà anche possibile aggiornare la bibliografia man mano che si aggiungono citazioni.
Il pulsante Inserisci didascalia (Insert Caption) serve per inserire una didascalia in modo manuale, ne abbiamo già parlato nel capitolo 09 ma è utile averlo anche qui.
E secondo me è molto interessante il pulsante Inserisci indice delle figure (Insert Table of Figures) per creare l’elenco di tutte le immagini contenute nel documento. Ti devi però ricordare che questo strumento lavora con le didascalie: perché un’immagine venga messa nell’indice occorre che abbia una didascalia. Hai capito perché questi due comandi sono accanto? Nell’immagine qui sotto vedi il risultato.
Cliccando su una delle voci, verrai portato alla relativa immagine (come avviene per le voci di un normale sommario) mentre il pulsante Aggiorna tabella (Update Table) serve per aggiornare l’indice delle figure. Al pulsante Riferimenti incrociati (Cross-reference), invece, abbiamo già accennato nel capitolo 09.
Una curiosità prima di continuare: è possibile usare il comando Inserisci indice delle figure anche per creare un indice delle tabelle del documento. È sufficiente che ogni tabella abbia una didascalia, qui sotto vedi il risultato.
Parliamo ora brevemente dell’indice analitico che vedi nell’immagine sotto.
Ti spiego come ho fatto a crearlo. Prima ho selezionato una parola, facciamo l’esempio di “Lorem”. Poi ho cliccato su Segna voce (Mark Entry). Nella finestra che si è aperta ho cliccato su “Segna tutto” in modo che Word trovasse tutte le occorrenze di quel preciso termine in tutto il documento.
Poi ho cliccato su Inserisci indice (Insert Index) e ho scelto lo stile e le opzioni che volevo (Classico, Numeri di pagina allineati a destra). Ovviamente Aggiorna indice serve invece per aggiornare l’indice inserito.
L’ultima parte degli strumenti (Inserisci indice fonti, in inglese Insert Table of Authorities) non è particolarmente interessante a meno che tu non debba lavorare spesso con i documenti legali. Sappi solo che il funzionamento è molto simile a quanto visto per le citazioni e per gli indici di figure.
Ok, mi sembra che abbiamo guardato un po’ tutto. Nel prossimo capitolo affrontiamo la Stampa Unione e la tab Lettere.
Tratto da “Compendio semiserio di Word”
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