Siamo arrivati a parlare della famigerata Stampa Unione (in inglese Mail Merge), l’argomento più temuto e in genere più “difficile” dei corsi base di Word. In realtà è davvero semplice creare una Stampa Unione di base ma devi prima capire bene di cosa si tratta. In pratica è la fusione fra la parte statica di un documento e una parte dinamica. La parte statica può essere una lettera, una mail, un testo qualsiasi- La parte dinamica è invece spesso un elenco di record quindi la tabella di un database o un file Excel.
Facciamo un esempio pratico. Mettiamo di lavorare nella segreteria di un amministratore di condominio e di dover convocare tutti i condomini di un certo palazzo per l’assemblea annuale. Dovrò scrivere la lettera di convocazione e inviarla a ogni destinatario.
La lista dei condomini sarà probabilmente salvata in un file Excel e ogni singola lettera verrà in qualche modo personalizzata.
Nell’immagine qui sopra vedi la tab Lettere (Mailings) che utilizzeremo e la prima parte di una lettera di convocazione con due testi (Cognome e Nome del condominio) che devono cambiare dinamicamente perché verranno presi dal file Excel.
Nell’immagine qui sotto puoi vedere come ho creato un semplice indirizzario di condomini. Nota che ho trasformato l’insieme di celle in oggetto tabella in modo che eventuali aggiunte alla fine dell’elenco vengano incluse automaticamente e l’ho salvato come “indirizzario.xlsx”.
Una volta controllato che l’origine dei dati non contenga particolari errori potremo passare a Word per cercare di unire le due cose. Intendo dire che l’elenco deve essere fatto bene ovvero non deve contenere righe o colonne vuote, le intestazioni dei campi devono essere compilate e magari composte da una sola parola senza accenti o apostrofi, formattato come oggetto tabella.
Torniamo a Word. Io inizio sempre dal pulsante Inizia Stampa Unione ma puoi anche iniziare da Seleziona Destinatari – Usa un elenco esistente e scegliere il tuo file Excel (o quello che è). Subito dopo potrai filtrare i destinatari caricati. Nel mio caso voglio solo i residenti nel condominio Giglio.
Ora iniziamo a inserire i campi. All’inizio della lettera c’è da inserire il cognome del condomino, lo faccio da Inserisci campo unione e scegliendo “cognome”.
Faccio lo stesso con il campo “condominio”, poi clicco sul pulsante Anteprima risultati per vedere cosa ho combinato e uso i pulsanti con le frecce blu a destra e sinistra per navigare fra le varie lettere.
A questo punto, dal pulsante Finalizza e unisci posso scegliere come procedere:
- posso visualizzare le singole lettere che ho creato (ed eventualmente modificarle)
- posso inviare subito il risultato della Stampa Unione a una stampante o a un file PDF.
Normalmente scelgo sempre di poter visualizzare le singole lettere che ho realizzato. Creerà un nuovo documento e da lì potrò stampare quando ho finito di controllare il risultato ottenuto.
Ovviamente a questo punto le singole lettere sono composte da normale testo, esattamente come se le avessi scritte a mano. Sono quindi modificabili singolarmente, non ci sono più campi dinamici.
Da Stampa Unione è possibile anche creare Etichette (Labels) dall’apposito pulsante o (forse meglio) dalla procedura Inizio Stampa Unione oppure messaggi di posta elettronica se hai il campo e-mail: qui sotto vedi il risultato di una Unione in posta elettronica.
Se vuoi verificare quali campi (mergefield) sono presenti nel tuo documento puoi usare lo shortcut da tastiera ALT+F9. Saranno mostrati fra parentesi graffe con la dicitura MERGEFIELD seguita dal nome del campo, nell’immagine qui sotto ne vedi un esempio.
Per la formattazione dei campi particolari come data, ora e valuta puoi far riferimento alla sintassi delle celle di Excel, sono abbastanza simili: “d” per il giorno, “M” per il mese, “y” per l’anno, “H” per l’ora, “m” per i minuti etc.
I comandi di Stampa Unione offrono moltissimi altri controlli che non ha molto senso trattare in questa sede. Sappi però che il pulsante Regole (Rules) ti consente di decidere cosa succede se si verifica una certa condizione. È una funzione logica che puoi usare per avere più controllo su determinati eventi. Un esempio potrebbe essere: ho nell’indirizzario il campo “sesso” e decido che se il valore contenuto è “M” la Stampa Unione scriverà “signore” mentre se il valore è “F” verrà inserito il testo “signora”.
Un consiglio: ricorda che se usi Outlook come mail client, puoi utilizzare anche le regole di quel software per personalizzare il comportamento dell’automazione. In questo caso un esempio potrebbe essere: “quando l’oggetto è X invia in CC a y@z.com” ma direi che questo va ben oltre lo scopo di questo manuale, sono sicuro che online troverai diversi tutorial sull’argomento.
La Stampa Unione è uno strumento di Microsoft Word molto utile e potente ma non è un’esclusiva. È presente anche nei meno blasonati software open source come OpenOffice e Libre Office. Invece di Stampa Unione si chiama “Stampa guidata in serie” (in inglese “Mail Merge Wizard”) ed è accessibile dal menu Strumenti, la vedi nell’immagine precedente. È basata su una procedura guidata composta da cinque passaggi, niente di particolarmente difficile; dagli un’occhiata, magari per le tue esigenze è più che sufficiente.
Bene, abbiamo finito anche il capitolo 12. Nel prossimo vedremo la tab Revisione e qualche consiglio sulle sostituzioni.
Tratto da “Compendio semiserio di Word”
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