E passiamo quindi alla tab Revisione (Review). Anche nella versione Mac contiene davvero molti comandi, vediamo quindi di procedere con ordine.
Il primo pulsante è Editor (che è presente anche nella tab Home). Cliccandoci si apre un pannello laterale che offre una serie di strumenti per controllare l’ortografia, la grammatica e lo stile della scrittura.
È possibile visualizzare le statistiche del documento (parole, caratteri, parole per frase etc.) e anche andare a cercare online per vedere se il testo è stato copiato e da dove.
Nella mia versione di Word, anche il pulsante Ortografia e Grammatica (Spelling & Grammar) apre il pannello dell’Editor. Ricordati che nelle opzioni di Word puoi personalizzare il comportamento della correzione automatica.
Dopo troviamo il pulsante Thesaurus che fornisce una serie di sinonimi per il testo selezionato (vedi immagine qui sotto) e quello per il Conteggio Parole che, a differenza delle statistiche dell’Editor, è comodo per essere eseguito dopo che si è selezionata solo una parte di testo.
Poi c’è il pulsante per la lettura ad alta voce del testo, prezioso per un utente con una disabilità visiva ma utile per chiunque dato che, talvolta, ascoltando si notano meglio le parti del documento che scorrono con difficoltà.
Accanto troviamo il comando per verificare l’accessibilità del documento che tiene conto di caratteristiche come: il contrasto fra testo e sfondo, l’uso di tabelle, l’utilizzo di colori diversi etc.
Subito dopo troviamo i due controlli per le lingue: Traduci (Translate) e Lingua (Set Language), vedi l’immagine seguente. “Traduci” serve per aprire un pannello laterale che traduca il testo selezionato (oppure l’intero documento) in una lingua straniera. Nota che è possibile tradurre anche facendo clic destro su un testo selezionato e scegliendo la voce “Traduci…”. “Lingua” serve invece per impostare il testo selezionato in una lingua specifica, comodo per poter evitare il controllo ortografico durante la redazione.
Poi troviamo la serie di comandi relativi ai commenti. Da qui si possono creare, eliminare e mostrare sia contestualmente sia in un elenco complessivo nel pannello laterale.
È possibile rispondere ai commenti e infine risolverli, in questo caso l’icona del commento mostrerà un segno di spunta come puoi vedere nell’immagine qui sotto.
L’area successiva nella tab mantiene attiva la cronologia delle revisioni del documento, cosa fondamentale in caso di redazione collaborativa fra più utenti. A questo proposito, ricorda che se il documento è condiviso e vuoi evitare che altri utenti modifichino determinate parti puoi usare il pulsante “Blocca autori”.
Comunque, non è detto che le revisioni non si rivelino utili anche qualora si stia lavorando da soli su un certo testo e si voglia tenere traccia di ciò che abbiamo fatto e di quando l’abbiamo fatto. Con i pulsanti Accetta e Rifiuta è possibile gestire le varie modifiche, in modo da confermare o meno ciò che è stato cambiato anche confrontando più documenti con il pulsante Confronta. Nell’immagine successiva puoi vedere come vengono visualizzate le varie modifiche effettuate.
E arriviamo al pulsante Proteggi documento, che permette di aprire la finestra Proteggi con password. Da qui è possibile impostare due diverse password per la sicurezza: una per l’apertura del documento e una per consentirne la modifica solo a chi conosca la “parola d’ordine”.
È anche possibile decidere di limitare la protezione escludendo revisioni, commenti etc.
L’ultima opzione, invece, permette di rimuovere l’autore e le informazioni di contatto associate al documento quando viene salvato.
Il pulsante “Apri sempre in sola lettura”, invece, è utile per obbligare un utente che apre il file a salvarlo con un nome o percorso diverso in caso lo modifichi.
Un’ultima nota: qualora nella vostra versione di Word non fossero disponibili i comandi per il salvataggio con password nella tab Revisioni, li potrete trovare da File – Salva con nome (anche in Libre Office) – Strumenti – Opzioni Generali.
Sostituzioni
Voglio chiudere questo capitolo con un accenno alle sostituzioni in Word. Sto parlando del normalissimo strumento Trova e Sostituisci che generalmente tutti conoscono e che si apre dal menu Modifica o dalla barra del software.
Talvolta, proprio questo strumento base può essere utile per risolvere situazioni particolari.
Ecco qualche suggerimento, non richiesto, preso direttamente dalla mia vita lavorativa.
- Quando hai finito di scrivere, controlla sempre che non ci siano doppi spazi fra le parole. Basta digitare due spazi nella cosa da cercare e dire a Word di sostituire con un solo spazio.
- Fai lo stesso con i segni di paragrafo (che si scrivono ^p): cerca ^p^p e sostituisci con ^p. Ti ho spiegato nel capitolo 04 che devi evitare più paragrafi vuoti e che per spostare verticalmente il testo dovresti utilizzare le spaziature prima e dopo il paragrafo.
- Cerca cose come ” ,” ovvero uno spazio prima della virgola (o di un punto o di un punto e virgola) e sostituisci con “. ” in modo che lo spazio sia nel posto giusto: ricorda che prima della punteggiatura non si deve mai inserire lo spazio.
Altre cose utili da conoscere per poterle trovare e/o sostituire sono:
- ^m (emme minuscola) serve per trovare le interruzioni di pagina
- ^l (elle minuscola) serve per trovare le interruzione di riga
- ^t (t minuscola) serve per trovare le tabulazioni
- ^b (b minuscola) serve per trovare le interruzioni di sezione
- ^n (n minuscola) serve per trovare le interruzioni di colonna
- ^d (d minuscola) serve per trovare i campi ovvero i testi dinamici. Talvolta, per funzionare occorre che prima vengano visualizzati con ALT+F9.
Oltre a queste ne esistono molte altre, cercale online se ti servono.
Ottimo, abbiamo finito anche il capitolo 13. Nel prossimo parliamo della tab Visualizza.
Tratto da “Compendio semiserio di Word”
