Questo sarà un capitolo breve perché tratterà una cosa molto specifica: come passare da Excel a Word. Perché, in effetti, se parlo male delle tabelle in Word devo offrirti un’alternativa e ci sono diversi modi per passare i dati da un foglio elettronico a un word editor, diamogli un’occhiata insieme.
Nell’immagine qui sotto vedi un foglio Excel che rappresenta a destra una tabella riassuntiva di come è andata nel tempo una certa attività. Useremo questa tabella per confrontare i vari metodi di passaggio dati.
Primo metodo: un semplicissimo Copia e Incolla
Iniziamo dalla banalità che però non è affatto inutile. Credo che chiunque (partendo dal principiante e arrivando fino all’utente esperto) proverà almeno una volta a non perdere tempo e a vedere se un buon vecchio copia-incolla riesce a fare quello che serve. E in effetti è giusto tentare, magari per ciò che vuoi fare tu in quel momento va benissimo.
Quindi: seleziono i dati della tabella in Excel, copio e incollo direttamente in Word.
Nell’immagine successiva vedi il risultato che ho ottenuto: non è malaccio, la formattazione è stata mantenuta e sembra tutto in ordine. L’unica cosa che non piace a Word è quel “Domenica” scritto maiuscolo (e in effetti ha ragione, andrebbe scritto minuscolo) ma qui non è importante.
La cosa fondamentale è che in alto si nota che il menu riporta anche le voci “Struttura tabella” e “Layout”, segno che indubbiamente si tratta di una tabella. Devi però ricordare che in questo modo i dati saranno statici cioè qualunque formula o funzione fosse presente per rendere dinamici i dati è perduta: quel testo è ormai semplice testo.
Secondo metodo: Copia e Incolla Speciale – Oggetto
Se però invece di incollarlo normalmente scegliessi Incolla Speciale (Paste Special)? Le opzioni disponibili a quel punto sarebbero davvero tante, come vedi dall’immagine qui sotto.
Scegliamo l’opzione Incolla (poi vedremo l’altra) e la prima voce Foglio di lavoro Microsoft Excel Oggetto. A prima vista, la tabella incollata sembrerà identica a quella di un banale copia-incolla ma la questione è ben diversa. Quando la selezionerai, si comporterà come un’immagine e non come una tabella Word. Inoltre, cliccandoci sopra due volte aprirà un foglio elettronico dentro Word che ti darà la possibilità di cambiare dinamicamente i dati senza aprire Excel.
Stai attento: non apre il tuo file originale ma un file diverso, ormai indipendente da quello iniziale e collegato solo a questo preciso oggetto. Mi auguro che tu capisca la differenza.
Qualora al momento dell’Incolla Speciale avessi messo il flag sull’opzione “Visualizza come icona” avrei ottenuto lo stesso risultato identico ma, anziché vedere l’insieme dei dati incollati, avrei visto un’icona come nell’immagine qui sotto. Può far comodo per inserire numerosi allegati a un testo.
Cliccando due volte sull’icona avrei però aperto un foglio elettronico dentro Word, esattamente come nell’esempio precedente.
E se invece dell’opzione Incolla avessimo scelto Incolla collegamento? Il risultato sarebbe stato uguale sia che si scelga di visualizzare come dati sia che si scelga “Visualizza come icona” ma con una grande differenza: non sarebbe stato creato un documento incorporato in Word ma sarebbe stato collegato al file originale. Cliccando due volte sui dati incollati (o sull’icona) si lancia Excel e si apre il file dal quale eravamo partiti.
È anche possibile da Incolla Speciale scegliere l’opzione Immagine (in genere PNG è lo standard) e usarla come se fosse una foto o uno screenshot.
Un metodo alternativo è dal menu Inserisci – Oggetto – Foglio di lavoro che creerà un foglio elettronico incorporato in Word oppure, cliccando “Da file…”, per collegare il documento a un file Excel già esistente.
Ok, abbiamo fatto tutto. Alla fine, è venuto fuori un capitolo della stessa lunghezza degli altri ma spero che la questione sia adesso un po’ più chiara. Nel prossimo capitolo parleremo di una cosa complessa ma che può essere molto utile: i documenti master e secondari.
Tratto da “Compendio semiserio di Word”
