Ed siamo arrivati ai documenti master e secondari. Innanzitutto, sarà opportuno capire che cos’è un documento master…
Un documento master è come una scatola che contiene i collegamenti a più documenti secondari (Subdocuments). In pratica ti permette di gestire una serie di file con un’interfaccia unica senza dover aprire ogni file singolarmente. È uno strumento utile, particolarmente per la gestione di progetti complessi come libri, tesi, manuali, documenti molto lunghi.
Facciamo l’esempio di una relazione tecnica che sia suddivisa in tre parti diverse, ognuna di queste parti deve essere scritta dal responsabile di una certa area: amministrazione, risorse umane, reparto tecnico. Io, in quanto responsabile del progetto, creo lo scatolone che riunirà i contributi dei singoli capi-area. Qui sotto ne vedi un esempio che inizia con una introduzione.
Generalmente io creo un file master vuoto e lo salvo in una cartella apposita. Se sto lavorando in una risorsa condivisa in rete con i colleghi, chiedo a loro di salvare i propri documenti nella stessa cartella, è più facile e più ordinato anche se non obbligatorio.
Il documento master può contenere ovviamente tutto il testo e gli oggetti che vogliamo, non deve essere necessariamente un contenitore vuoto infatti nell’immagine precedente hai visto un testo introduttivo. Qui sotto, invece, vedi un esempio di come potrebbe essere uno dei tre contributi esterni che saranno i documenti secondari.
Quindi come si procede? La cosa migliore è aprire il documento master e scegliere Struttura dalla tab Visualizza (te lo ricordi? L’abbiamo visto nel capitolo 14).
A questo punto io in genere scelgo come opzioni di mostrare la formattazione del testo e di mostrare solo la prima riga di ogni paragrafo dato che per me è sufficiente a capire dove mi trovo e cosa sto guardando ma fai pure le tue considerazioni e le tue scelte.
A questo punto devi cliccare sul pulsante “Mostra documento” che aprirà a destra una serie di comandi relativi alla gestione dei documenti master e secondari (Crea, Inserisci etc).
Nella mia esperienza è più comodo avere già tutti i documenti secondari pronti e inserirli da qui nel documento master, ma tecnicamente puoi anche crearlo da qui.
Vediamo però adesso come inserirne uno esterno. Posiziona il cursore dove vuoi inserire il primo documento secondario (nel mio caso si chiamerà AMMINISTRAZIONE.docx), clicca su Inserisci e seleziona il file.
A questo punto, Word ti chiederà probabilmente una conferma relativa agli stili: quando importi un documento che usa uno stile che ha lo stesso nome di uno già presente nel master devi scegliere se rinominarlo o meno. Se usi gli stili classici di Word puoi dire tranquillamente “No a tutti”.
Ecco come si presenta il documento secondario AMMINISTRAZIONE una volta inserito nel documento master. Continua inserendo tutti gli altri documenti secondari necessari.
Puoi anche cliccare sul pulsante “Comprimi documenti secondari” (Collapse Subdocuments) per evitare di vedere qui il testo se preferisci visualizzare solo il percorso da dove sono stati aperti. In questo caso, cliccando sul percorso aprirai in Word il relativo file.
Attento però, se comprimi i documenti secondari visualizzerai il percorso anche nella visualizzazione normale Layout di stampa. A quel punto basta tornare su Visualizza – Struttura e scegliere “Espandi documenti secondari”.
Se adesso apri uno dei documenti secondari ed effettui qualche modifica, quando tornerai sul documento master vedrai il documento aggiornato.
Se hai intenzione di fondere definitivamente il tuo documento master con i secondari, puoi usare il comando Scollega dalla visualizzazione Struttura.
Ci sarebbero altre mille cose da dire ma credo che queste siano le nozioni indispensabili.
Nel prossimo capitolo (l’ultimo!) daremo un’occhiata alle macro e al linguaggio VBA.
Tratto da “Compendio semiserio di Word”
